Rahmendienstvereinbarung zum Einsatz von Informations- und Kommunikationssystemen (IT-Systeme)
Zwischen der
… Dienststelle,
vertreten durch …
und dem
Personalrat der Dienststelle,
vertreten durch …
wird folgende Rahmendienstvereinbarung zum Einsatz von Informations- und Kommunikationssystemen (IT-Systeme) getroffen:
Inhalt
§ 1	Zielbestimmungen
§ 2	Geltungsbereich
§ 3	Begriffsbestimmungen
§ 4	Anspruch auf Information, Einarbeitung und Schulung
§ 5	Qualifizierung
§ 6	Schutz der Beschäftigten bei Umsetzungen/Versetzungen
§ 7	Schutz der Beschäftigten vor Kündigung und Herabgruppierungen
§ 8	Schutz der Beschäftigten vor Leistungs- und Verhaltenskontrollen
§ 9	Grundsätze der (IT-) Arbeitsplatzgestaltung
§ 10	Gestaltung des Bildschirmarbeitsplatzes
§ 11	Pausenregelungen bei Bildschirmarbeiten
§ 12	Ärztliche Untersuchungen und Kostenübernahme
§ 13	Regelungen zum Datenschutz von personenbezogenen Mitarbeiter-Daten
§ 14	Bestandsverzeichnis
§ 15	Datenschutzverpflichtung
§ 16	Rechte des Personalrats
§ 17	Recht auf Information
§ 18	Gemeinsamer »IT-Arbeitskreis« – Information und Beratung über die Jahresplanung von IT-Systemen
§ 19	Recht auf Information und Beteiligung bei Einzelvorhaben
§ 20	Qualifizierungsmaßnahmen
§ 21	Recht auf Schulung des Personalrats
§ 22	Recht auf Überprüfung der Systeme
§ 23	Recht zum Sachverständigeneinsatz
§ 24	Erprobung neuer IT-Komponenten
§ 25	Pilotversuche und Probeläufe
§ 26	Betrieb von Anwendungssystemen, Systemdarstellung
§ 27	Benutzerhandbuch
§ 28	Installation und Konfiguration
§ 29	Problemmanagement
§ 30	Benutzerkennung
§ 31	Zugriffsberechtigungskonzept
§ 32	Regelmäßig erstellte Auswertungen
§ 33	Regelung beim Einsatz von Hard- und Software
§ 34	Weiterentwicklung von IT-Systemen
§ 35	Spezifische Regelungen für IT-Systeme nach Anwendungsbereichen
§ 36	Ablösung anderer Vereinbarungen
§ 37	Datenschutzaudit
§ 38	Inkrafttreten, Kündigung, Nachwirkung
§ 39	Salvatorische Klausel und Schlussbestimmungen
§ 1  Zielbestimmungen
(1)  Die Nutzung von IT-Systemen soll in der Dienststelle mit der menschengerechten Arbeitsgestaltung harmonisiert werden. Anreicherung und Erweiterung der Arbeitsinhalte im Rahmen der geltenden Arbeitsorganisation sollen weiterhin möglich sein. Ferner sollen die Verbesserung der Zusammenarbeit und der sozialen Kontakte sowie die Qualifizierung durch eine vielseitige Tätigkeit bewirkt werden. Bei der Einführung und Änderung von IT-Systemen werden, soweit dienstlich und technisch möglich, die Wünsche und Belange der Beschäftigten berücksichtigt.
(2)  Ziele dieser Vereinbarung sind insbesondere,
•	die jeweilige reibungslose Einführung von IT-Systemen und deren dauerhaften Einsatz unter Berücksichtigung der Datensicherheit und des Datenschutzes zu gewährleisten,
•	die Beteiligung des Personalrats bei der Systemeinführung, Systemergänzung und Systemveränderung zu konkretisieren,
•	die Beschäftigten vor Nachteilen aus der Einführung und Anwendung von IT-Systemen, vor Gesundheitsschädigungen und möglichen Verhaltens- und Leistungskontrollen grundsätzlich zu schützen,
•	eine ergonomische Gestaltung der IT-Arbeitsplätze zu gewährleisten,
•	die Qualifizierung der Beschäftigten, die von Maßnahmen des Einsatzes von IT-Systemen betroffen sind oder werden, zu sichern.
§ 2  Geltungsbereich
Diese Rahmendienstvereinbarung gilt
a)	räumlich für alle Arbeitsorganisationseinheiten, Einrichtungen und Teile der Dienststelle;
b)	persönlich für alle Beschäftigten der Dienststelle, insbesondere der Beschäftigten, die im Rahmen ihrer Arbeit IT-Systeme nutzen,
c)	fachlich und sachlich für alle IT-Systeme. Darunter werden in dieser Vereinbarung alle elektronischen Hardware-, Software- oder HW-/SW-Systeme zur Speicherung, Verarbeitung und Ausgabe von Daten in Zeichen, Bildern oder akustischer Form oder Systeme zur Übertragung von Daten (Zeichen, Bilder, akustische Information, Impulse) verstanden, sofern die Dienststelle einen Einfluss auf ihre Auswahl, Gestaltung oder ihren Einsatz hat.
§ 3  Begriffsbestimmungen
(1)  Personenbezogene Daten sind Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren Person. Diese Einzelangaben sind Daten, die Informationen über die Person selbst oder über einen auf sie beziehbaren Sachverhalt im Sinne des Bundesdatenschutzgesetzes enthalten.
(2)  Die automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten (Personaldatenverarbeitung) umfasst das Erheben, Erfassen, Speichern, Übermitteln, Verändern, Auswerten und Löschen von personenbezogenen Daten; hierin eingeschlossen sind die so genannten Benutzerdaten.
(3)  Benutzerdaten sind alle personenbezogenen Daten, mit deren Hilfe z.B.
•	Benutzer-Identifikationen,
•	Benutzerkontrollen,
•	veranlasserbezogene Adressierungen und
•	veranlasserbezogene Protokollierungen von Einzelschritten durchgeführt werden oder durchgeführt werden können.
(4)  Benutzerdaten dienen der Zugriffssicherung, der Verfahrenssicherheit, der Fehlerbeseitigung, der Revisionsfähigkeit und dem Ordnungsmäßigkeitsnachweis. Im Übrigen finden die Begriffsbestimmungen des BDSG (und des LDSG) Anwendung.
§ 4  Anspruch auf Information, Einarbeitung und Schulung
(1)  Beschäftigte, die in ihrem Arbeitsbereich mit Hilfe von IT-Systemen arbeiten, sind jeweils zeitnah vor Aufnahme der Arbeit mit diesen Systemen über deren Zweck und Einsatz umfassend zu informieren, sie sind einzuarbeiten und müssen geschult werden.
(2)  Umfassend bedeutet, dass die Information anhand von schriftlichen Unterlagen oder in sonstiger geeigneter Weise gegeben wird. Die Unterrichtung ist von der Dienststelle in allgemein verständlicher Form zu gestalten. Technische Dokumentationen sind mit entsprechenden Erläuterungen zu versehen und ggf. zusätzlich mündlich zu erläutern. Zu einer umfassenden Information gehören z.B.:
•	Zielbestimmung (einschließlich Ist-Analyse)
•	Darstellung des Gesamtkonzeptes (einschließlich Pflichtenheft, Soll-Konzept)
•	Zeit-, Arbeitsmittel- und Raumplanung
•	Programmunterlagen
•	Beschreibung der technischen Komponenten
•	Darstellung der vom Vorhaben möglicherweise ausgehenden direkten und indirekten quantitativen bzw. qualitativen Auswirkungen in personeller und sachlicher Hinsicht (z.B. Arbeitsquantität und -qualität, Arbeitsplatzgestaltung, Anforderungsprofil) einschließlich eines Konzeptes zur Realisierung der Grundsätze zum Bestandsschutz und Qualifikationssicherung
•	Erläuterung der beabsichtigten aufbau- und ablauforganisatorischen Veränderungen
•	Konzept über technische und organisatorische Regeln zur Datensicherheit
(3)  Den Beschäftigten ist eine angemessene Einarbeitungszeit zu gewähren. Entstehen durch den Einsatz von IT-Systemen für einzelne Beschäftigte andere Tätigkeitsfelder, sind sie über Änderungen ihres Aufgabenbereichs, ihrer Tätigkeit und Einordnung in den Arbeitsablauf, über ihre Verantwortung und Rechte zu unterrichten. Ebenso sind dafür entsprechende Einarbeitungs-, Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen durchzuführen. Sie sollen den betroffenen Beschäftigten Kenntnisse für die Wahrnehmung von Tätigkeiten mindestens gleicher Qualifikation vermitteln, die ihnen den Einsatz auf entsprechenden Arbeitsplätzen ermöglichen.
§ 5  Qualifizierung
(1)  Die geplante Einarbeitung, Fort- und Weiterbildung ist mit den betroffenen Beschäftigten rechtzeitig zu beraten. Die Schulungen werden jeweils für die eingesetzten Anwendungsprogramme so durchgeführt, dass die damit Beschäftigten ein Verständnis für die eingesetzte Hard- und Software vor Inbetriebnahme erhalten, um eine sichere, stress- und störungsfreie Beherrschung und Anwendung der IT-Systeme zu ermöglichen.
(2)  Einarbeitungs- und Fortbildungsmaßnahmen sollen grundsätzlich während der Arbeitszeit stattfinden. Wird durch eine Schulungsmaßnahme und die dazu erforderliche Reisezeit die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit der Beschäftigten überschritten, so erhalten sie einen entsprechenden Ausgleich. Die Kosten für Einarbeitung und Schulung von Beschäftigten trägt die Dienststelle.
(3)  Die notwendigen Arbeitsmittel (Hard- und Software) für die Schulung sind den Beschäftigten zur Verfügung zu stellen. Unterbringung, Verpflegung und Transfer sind entsprechend der jeweils gültigen Reisekostenregelung für die Teilnahme an Seminaren von Beschäftigten der Dienststelle sicherzustellen.
(4)  Beschäftigte, die nachgewiesene Anwendungskenntnisse für die in der Dienststelle eingesetzten Programmversionen haben, können auf eigenen Wunsch von den Schulungsmaßnahmen freigestellt werden.
(5)  Die entsendende Organisationseinheit der Dienststelle ist verpflichtet, alle Maßnahmen zu ergreifen, um spätestens unmittelbar nach der Schulung die Hard- und Software am Arbeitsplatz funktionsfähig bereit zu stellen.
§ 6  Schutz der Beschäftigten bei Umsetzungen/Versetzungen
(1)  Werden wegen des Einsatzes von IT-Systemen Versetzungen unumgänglich, sind den betroffenen Beschäftigten grundsätzlich gleichwertige Arbeitsplätze anzubieten. Die Arbeitsplätze müssen zumutbar sein. Eine Rückgruppierung erfolgt nicht.
(2)  Die Bereitschaft der Beschäftigten zur Übernahme neuer Aufgabengebiete wird grundsätzlich vorausgesetzt. Die Beteiligungsrechte des Personalrats und besondere Arbeitnehmerschutzrechte (z.B. SGB IX) bleiben unberührt. Die betroffenen Beschäftigten sind verpflichtet, an notwendigen Umschulungs- oder Fortbildungsmaßnahmen gemäß § 5 dieser Vereinbarung teilzunehmen.
(3)  Für Beschäftigte, die das 55. Lebensjahr vollendet haben und deren bisheriger Arbeitsplatz nicht mit IT-Systemen ausgestattet war, gilt das Prinzip der Freiwilligkeit. Beschäftigte, die vor einem altersbedingten Ausscheiden stehen und keine Tätigkeiten im Rahmen von IT-Systemen übernehmen, werden nicht mehr umgesetzt; zumutbare Vertretungen sind jedoch wahrzunehmen.
(4)  Sofern sich für die/den Beschäftigte/n – auch nach beruflicher Weiterbildung – keine Umsetzungsmöglichkeit abzeichnet, verbleibt sie/er zunächst in dem bisherigen Aufgabengebiet; zumutbare Vertretungen sind wahrzunehmen.
§ 7  Schutz der Beschäftigten vor Kündigung und Herabgruppierungen
(1)  Ergeben sich durch den Einsatz von IT-Systemen Änderungen des Aufgabenbereichs, der Tätigkeit oder der Arbeitsinhalte, dürfen betroffene Beschäftigte deshalb nicht gekündigt oder herabgruppiert werden. Dies gilt nicht während der Probezeit.
(2)  Bestehende Arbeitsplätze, die in IT-Systeme einbezogen werden, sollen gleichwertig bleiben oder höherwertig sein. Gleichwertig ist ein Arbeitsplatz, wenn die dort anfallenden Tätigkeiten der tarifrechtlichen Wertigkeit entsprechen, gleiche Anforderungen an die Qualifikation (z.B. Ausbildung, Erfahrung) stellen und etwaige Aufstiegs- bzw. Eingruppierungsmöglichkeiten gewahrt bleiben.
(3)  Der Verantwortungswert von Tätigkeiten sollte nach einer IT-Einführung möglichst nicht vermindert, insbesondere die Entscheidungskompetenz der Beschäftigten durch den Einsatz von IT-Systemen nicht reduziert werden. Sachentscheidungen, die eine Beurteilung oder Bewertung erfordern, dürfen nicht durch IT-Anwendungen ersetzt werden.
§ 8  Schutz der Beschäftigten vor Leistungs- und Verhaltenskontrollen
(1)  Die bei der Arbeit mit IT-Systemen anfallenden Daten dürfen nicht zum Zwecke der Leistungsmessung, des Leistungsvergleichs, der Leistungs- und/oder Verhaltenskontrolle verwendet werden. Eine solche Datennutzung ist den Beschäftigten, die Zugang zu diesen Daten haben, grundsätzlich untersagt. Personelle Maßnahmen, die unter Verletzung der getroffenen Vereinbarung angeordnet bzw. durchgeführt werden, sind unwirksam.
(2)  Soweit IT-Systeme Benutzerkennungen und/oder Aktivitäten der Benutzer aufzeichnen, dürfen diese neben den Möglichkeiten zur Eigenkontrolle nur
•	zur Gewährleistung der Systemsicherheit,
•	zur Analyse und Korrektur technischer Fehler in den Systemen,
•	zur Steuerung und Optimierung der Systeme und
•	zur Abrechnung verbrauchter Systemleistungen
benutzt werden. Die Zugriffsrechte auf die entsprechenden Funktionen bleiben auf den Personenkreis beschränkt, der mit der technischen Administration der Systeme betraut ist. Hierüber wird ein aktuelles Verzeichnis im Rahmen des Bestandsverzeichnisses nach dieser Dienstvereinbarung geführt. Die Speicherdauer der entsprechenden Protokolldateien wird so kurz gehalten, wie es zur Erreichung der genannten Ziele erforderlich ist. Ein diesbezüglich zu erstellendes Verzeichnis und etwaige Änderungen werden dem Personalrat mitgeteilt.
§ 9  Grundsätze der (IT-)Arbeitsplatzgestaltung
(1)  Die Anlagen dieser Rahmendienstvereinbarung sind deren Bestandteil. Als Anlagen6 zu dieser Rahmendienstvereinbarung werden vereinbart:
•	Die Anlage der Verordnung über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit an Bildschirmgeräten (Bildschirmarbeitsverordnung – BildscharbV)
•	»Arbeitswissenschaftliche Erkenntnisse für die Praxis – Bildschirmarbeitsplätze« der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Unfallforschung in der jeweils gültigen Fassung
•	DIN-Norm 66 234, Teil 1–8
•	Sicherheitsregeln für Bildschirmarbeitsplätze der Verwaltungsberufsgenossenschaft in der jeweils neuesten Ausgabe
•	Sicherheitsregeln für Büroarbeitsplätze der Verwaltungsberufsgenossenschaft in der jeweils gültigen Fassung
•	sonstige DIN-Normen und bindende Richtlinien bzw. rechtliche Vorschriften für die Gestaltung von Büroarbeitsplätzen, Arbeitsumgebung und Betriebsstätten.
(2)  Bezüglich der Geltung von Bestimmungen gleichen Themas aber mit unterschiedlichen Inhalten in den verschiedenen Anlagen wird vereinbart, dass die jeweils günstigste Bestimmung Anwendung findet. Sollten hierüber im Einzelfall Meinungsverschiedenheiten entstehen, sind diese zwischen den Vertragsparteien mit dem Willen zur Einigung zu behandeln.
(3)  Die allgemeine Unterscheidung zwischen Bildschirmarbeitsplätzen und bildschirmunterstützten Arbeitsplätzen ist hier folgenlos. Für alle Tätigkeiten gilt die Einhaltung der allgemein anerkannten Regeln der Technik unter Beachtung der arbeitsmedizinischen, arbeitsphysiologischen, arbeitspsychologischen und ergonomischen Erkenntnisse nach den jeweils o. a. gültigen Bestimmungen.
(4)  Die Anlage der Verordnung über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit an Bildschirmgeräten (Bildschirmarbeitsverordnung – BildscharbV) wird als Anlage dieser Dienstvereinbarung auch zu deren Inhalt.
§ 10  Gestaltung des Bildschirmarbeitsplatzes
(1)  Bildschirmarbeitsplätze sind unter Einhaltung der Vorschriften über die Verhütung von Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten einzurichten. Sie werden unter Beachtung gesicherter ergonomischer, arbeitsmedizinischer und arbeitspsychologischer Erkenntnisse im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften über den Gesundheitsschutz entwickelt und ggf. angepasst.
(2)  Zur Vermeidung unnötiger Aufwände und Belastungen hinsichtlich Arbeitsumstellungen für die Beschäftigten ist auf einen möglichst weitgehenden Einsatz gleichartig zu bedienender Geräte zu achten.
§ 11  Pausenregelungen bei Bildschirmarbeiten
Nach einer ununterbrochenen Arbeitszeit von jeweils 50 Minuten am Bildschirm ist eine bezahlte Erholungszeit von 10 Minuten einzuhalten. Für Beschäftigte, die das 50. Lebensjahr vollendet haben, beträgt sie nach einer ununterbrochenen Arbeitszeit von 45 Minuten 15 Minuten. Ein Zusammenziehen solcher Erholungszeiten ist unzulässig.
§ 12  Ärztliche Untersuchungen und Kostenübernahme
(1)  Vor jeder Neueinstellung für Tätigkeiten bzw. vor Aufnahme der Tätigkeit an DV-Systemen ist eine augenärztliche Untersuchung durchzuführen. Bei entsprechender Eignung kann dies auch durch den berufsgenossenschaftlichen arbeitsmedizinischen Dienst geleistet werden. Die ärztliche Augenuntersuchung ist auf Wunsch jährlich zu wiederholen, es sei denn, dass ärztlicherseits ein anderer Zeitraum festgelegt wird oder die/der am Bildschirm Arbeitende Beschwerden vorbringen.
(2)  Die ärztlichen Untersuchungen werden während der Arbeitszeit durchgeführt. Die Kosten der Untersuchungen trägt, sofern kein anderer Kostenträger zuständig ist, die Dienststelle. Kosten für spezielle Sehhilfen, die für die Arbeit an Bildschirmgeräten erforderlich sind, trägt die Dienststelle, wenn durch schriftliches ärztliches Zeugnis eines Facharztes für Augenheilkunde nachgewiesen ist, dass diese Sehhilfe zur Arbeit an Bildschirmgeräten notwendig ist, und eine normale Sehhilfe, die von dem/der Beschäftigten ggf. getragen wird, nicht zu diesem Zwecke geeignet ist.
(3)  Die Höhe der entstandenen Kosten ist durch das Rechnungsoriginal zu belegen. Die Höhe des Kostenersatzes für Brillengestelle ist begrenzt auf € ________.
§ 13  Regelungen zum Datenschutz von personenbezogenen Mitarbeiter-Daten
(1)  Eine Übermittlung von personenbezogenen Daten der Beschäftigten der Dienststelle, die im Rahmen des jeweiligen IT-Einsatzes gewonnen werden, an Dritte bzw. eine Verknüpfung von über eine Anwendung gewonnenen personenbezogenen Daten mit anderen Daten in den Arbeitsorganisationseinheiten der Dienststelle findet grundsätzlich nicht statt. Ausgenommen von diesem Verbot sind ausschließlich gesetzlich geregelte Pflichten der Erfassung, Aufbewahrung und Übermittlung oder Anwendungen aufgrund einer speziellen kollektivrechtlichen Regelung zwischen den Parteien dieser Vereinbarung zur Konkretisierung der Zulässigkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Arbeitsvertragsverhältnisse nach § 28 BDSG.
(2)  Bei der automatisierten Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten, ist die innerdienstliche Organisation so zu gestalten, dass sie den besonderen Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird. Dabei sind insbesondere technische und/oder hilfsweise administrative und organisatorische Maßnahmen zu treffen, die je nach der Art der zu schützenden personenbezogenen Daten oder Datenkategorien geeignet sind,
1.	Unbefugten den Zutritt zu IT-Systemen, mit denen personenbezogene Daten verarbeitet oder genutzt werden, zu verwehren (Zutrittskontrolle),
2.	zu verhindern, dass IT-Systeme von Unbefugten genutzt werden können (Zugangskontrolle),
3.	zu gewährleisten, dass die zur Benutzung eines IT-Systems Berechtigten ausschließlich auf die ihrer Zugriffsberechtigung unterliegenden Daten zugreifen können, und dass personenbezogene Daten bei der Verarbeitung, Nutzung und nach der Speicherung nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können (Zugriffskontrolle),
4.	zu gewährleisten, dass personenbezogene Daten bei der elektronischen Übertragung oder während ihres Transports oder ihrer Speicherung auf Datenträger nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können, und dass überprüft und festgestellt werden kann, an welche Stellen eine Übermittlung personenbezogener Daten durch Einrichtungen zur Datenübertragung vorgesehen ist (Weitergabekontrolle),
5.	zu gewährleisten, dass nachträglich überprüft und festgestellt werden kann, ob und von wem personenbezogene Daten in IT-Systeme eingegeben, verändert oder entfernt worden sind (Eingabekontrolle),
6.	zu gewährleisten, dass personenbezogene Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nur entsprechend den Weisungen des Auftraggebers verarbeitet werden können (Auftragskontrolle); eine solche Verarbeitung personenbezogener Beschäftigtendaten setzt die vorherige Vorabkontrolle und Freigabe des Dienststelle-Datenschutzbeauftragten voraus,
7.	zu gewährleisten, dass personenbezogene Daten gegen Zerstörung oder Verlust geschützt sind (Verfügbarkeitskontrolle),
8.	zu gewährleisten, dass zu unterschiedlichen Zwecken erhobene Daten getrennt verarbeitet werden können.
§ 14  Bestandsverzeichnis
(1)  Für die Nutzung der IT-Systeme wird ein Bestandsverzeichnis mit nachstehenden Angaben seitens der IT-Fachabteilung vergleichbar der Erfüllung der Meldepflichten nach
dem BDSG geführt, das dem Personalrat einmal jährlich ( ________ Monat) mitgeteilt wird und
das er bei der verarbeitenden Stelle ________ (Bezeichnung) auch zwischenzeitlich bei Bedarf
einsehen kann. Das Bestandsverzeichnis wird dem behördlichen Datenschutzbeauftragten der Dienststelle zeitgleich vorgelegt.
(2)  Die nachstehenden Angaben sind in dem Bestandsverzeichnis als Anlage ________ dieser Rahmendienstvereinbarung nach dem vereinbarten Muster aufzunehmen:
1.	Name und Anschrift der Dienststelle-Organisationseinheit
2.	Vorstände, Geschäftsführer oder sonstige berufene Leiter und die mit der Leitung der Datenverarbeitung beauftragten Personen
3.	Liste der IT-Administratoren nach dieser Rahmendienstvereinbarung
4.	Liste der berechtigten Personen zur Installation und Konfiguration von Software nach dieser Rahmendienstvereinbarung
5.	Verzeichnis der IT-Systeme und IT-Anwendungen
6.	Zweckbestimmungen der jeweiligen Datenerhebung, -Verarbeitung oder -nutzung
7.	eine Beschreibung der betroffenen Personengruppen und der diesbezüglichen Daten oder Datenkategorien
8.	Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen die Daten mitgeteilt werden können
9.	Fristen für die und der Löschung der Daten in einer Liste nach dieser Rahmendienstvereinbarung
10.	eine Beschreibung der Maßnahmen gemäß der Anlage zu § 9 BDSG zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung
§ 15  Datenschutzverpflichtung
Die Verpflichtung auf das Datengeheimnis nach § 5 BDSG gilt ausnahmslos für alle Beschäftigten der Dienststelle. Diese Verpflichtung bedeutet z.B.,
•	personenbezogene Daten zu keinem anderen als dem zur jeweiligen rechtmäßigen Aufgabenerfüllung gehörenden Zweck zu verarbeiten, bekannt zu geben, zugänglich zu machen oder anderweitig zu nutzen;
•	Daten, Programmanwendungen bzw. Verfahren nicht zu verfälschen, unrichtige Daten oder EDV-Anwendungen bzw. Verfahren herzustellen sowie vorsätzlich unrichtige oder verfälschte Daten oder EDV-Anwendungen bzw. -Verfahren zu nutzen;
•	die jeweils anvertrauten Daten, Datenträger und Listen, wenn nicht unmittelbar daran gearbeitet wird, unter Verschluss zu halten;
•	das zur Verfügung gestellte DV-Gerät nebst Anwendungen und Passwort keinem Unbefugten zugänglich zu machen;
•	die nicht mehr benötigten personenbezogenen Daten auf Datenträgern, Listen datenschutzgerecht zu vernichten, damit eine missbräuchliche Weiterverwendung nicht möglich ist bzw. nach Vereinbarung an die auftraggebende Stelle zurückzugeben;
•	an Dritte personenbezogene Daten nur in zulässigen Fällen weiterzugeben. Ein zulässiges Recht auf Kenntnisnahme dieser Daten ist nur aufgrund einer Rechtsvorschrift oder einer gültigen verbindlichen organisationsinternen Regelung gegeben. Dabei dürfen die schutzwürdigen Interessen der/s Betroffenen nicht verletzt werden.
§ 16 Rechte des Personalrats
Der Personalrat stimmt dem als Anlage beigefügten Bestandsverzeichnis mit den darin enthaltenen IT-Systemen und IT-Anwendungen zu. Die Einführung, Erweiterung, Ergänzung und Veränderung der IT-Systeme und IT-Anwendungen bedarf jeweils der Mitbestimmung des Personalrats.
§ 17 Recht auf Information
(1)  Der Personalrat ist rechtzeitig und umfassend von der geplanten Einführung, Erweiterung, Ergänzung und Veränderung zu unterrichten. Rechtzeitig bedeutet, dass die Information des Personalrats und die Erörterung der Maßnahme zu einem Zeitpunkt stattfinden, der die Planung und Verwirklichung von Gestaltungsalternativen noch ermöglicht.
(2)  Dem Personalrat wird einmal jährlich (Monat) von der Geschäftsführung der Dienststelle das Bestandsverzeichnis nach dieser Rahmendienstvereinbarung mitgeteilt. Der Personalrat hat das Recht dieses Bestandsverzeichnis auch zwischenzeitlich bei Bedarf bei der verarbeitenden Stelle (Bezeichnung) einzusehen.
(3)  Weitergehende Informationsrechte des Personalvertretungsrechts bleiben hiervon unberührt.
§ 18  Gemeinsamer »IT-Arbeitskreis« – Information und Beratung über die Jahresplanung von IT-Systemen
(1)  Zur Sicherstellung des notwendigen Informationsaustauschs wird aus IT-Beauftragten der Dienststellenleitung und des Personalrats ein gemeinsamer »IT-Arbeitskreis« gebildet. Ziel dieses Arbeitskreises ist es, bestehende Informationsbedürfnisse beim Einsatz von IT-Systemen zu erfüllen und die IT-Strategie der Dienststelle gemeinsam zu beraten. Es werden die mittel- bzw. längerfristige IT-Strategie sowie die wichtigsten Projekte des nächsten halben Jahres behandelt. Weiterhin erfolgt eine Erörterung der Auswirkungen auf die Zahl und die Qualität der Arbeitsplätze und -bedingungen.
(2)  Die Treffen des IT-Arbeitskreises finden nach näherer Vereinbarung und alternierender Leitung zweimal jährlich oder auf Antrag einer Seite statt. Der Datenschutzbeauftragte der Dienststelle ist teilnahmeberechtigt und auf Wunsch einer Seite zu den Treffen des IT-Arbeitskreises rechtzeitig einzuladen.
§ 19  Recht auf Information und Beteiligung bei Einzelvorhaben
(1) Die Geschäftsführung informiert den Personalrat rechtzeitig und umfassend über geplante Neueinführungen oder Erweiterungen von IT-Systemen mindestens zu folgenden Zeitpunkten:
•	zum Startzeitpunkt eines Projektes: mit Ziel, Umfang und zeitlicher Planung des neuen oder erweiterten Anwendungssystems, betroffene Mitarbeiter und -gruppen
•	mit der Fertigstellung des Konzeptes: geplante Änderungen der Arbeitsinhalte und -abläufe
•	zum Start der Einführungsphase: Qualifizierungskonzept, Einführungsplanung
Die Information des Personalrats soll die Erörterung der Planung und Verwirklichung von eventuellen Gestaltungsalternativen noch ermöglichen.
(2)  Umfassend bedeutet, dass die Information schriftlich oder in sonstiger geeigneter Weise gegeben wird. Die Unterrichtung ist von der Geschäftsführung in allgemein verständlicher Form zu gestalten bzw. entsprechend zu veranlassen. Technische Dokumentationen sind mit entsprechenden Erläuterungen zu versehen und auf Wunsch des Personalrats zusätzlich mündlich zu erläutern. Zu einer umfassenden Information gehören z.B.:
•	Zielbestimmung (einschließlich Ist-Analyse)
•	Darstellung des Gesamtkonzeptes (einschließlich Pflichtenheft, Soll-Konzept)
•	Zeit-, Mittel- und Raumplanung
•	Programmunterlagen
•	Beschreibung der technischen Komponenten
•	Darstellung der vom Vorhaben möglicherweise ausgehenden direkten und indirekten quantitativen bzw. qualitativen Auswirkungen in personeller und sachlicher Hinsicht (z.B. Arbeitsquantität und -qualität, Arbeitsplatzgestaltung, Anforderungsprofil, Stellenbewertung, arbeitsplatzbezogener Sachmitteleinsatz) einschließlich eines Konzeptes zur Realisierung der dieser Rahmendienstvereinbarung enthaltenen Grundsätze zum Bestandsschutz und zur Qualifikationssicherung
•	Erläuterung der beabsichtigten aufbau- und ablauforganisatorischen Veränderungen
•	Konzept über technische und organisatorische Regeln zur Datensicherheit
(3)  Die Unterlagen zur Bedienung und zum Betrieb der Hardware-Anlage, insbesondere die Benutzerunterlagen sowie Systemprotokolle, die Beschreibung der Software und sämtliche Programmunterlagen können vom Personalrat – nach Terminabsprache – während der Kernarbeitszeit bei dem zuständigen IT-Beauftragten eingesehen oder angefordert werden.
(4)  Der Personalrat ist über den weiteren Bearbeitungsstand des jeweiligen Projektes zu unterrichten. Soweit erforderlich, sind die im Rahmen der vorab beschriebenen erstmaligen Information genannten Aspekte und Daten fortzuschreiben.
§ 20  Qualifizierungsmaßnahmen
Die notwendigen Schulungs- und Einarbeitungsmaßnahmen sind zwischen Geschäftsführung und Personalrat zu vereinbaren. Der Personalrat hat das Recht, eine/einen Vertreterin/Vertreter an den jeweiligen Schulungen teilnehmen zu lassen.
§ 21  Recht auf Schulung des Personalrats
Der Personalrat ist zwecks Qualifizierung zur Wahrnehmung seiner Kontrollrechte berechtigt, auf Kosten des Dienststelle im Rahmen der dafür geplanten Budgets ein Mitglied in angemessenem Umfang an dienststelleninternen Anwenderseminaren im Rahmen der einzelnen Anwenderdienstvereinbarungen teilnehmen zu lassen.
§ 22  Recht auf Überprüfung der Systeme
(1)  Der Personalrat hat jederzeit das Recht, die eingesetzten Systeme zu überprüfen.
(2)  Zu diesem Zweck erhält er die Möglichkeit, die Prüfsoftware CheckAud® for Windows® Networks und CheckAud® for Hard- and Software zu nutzen, ohne damit die Dateninhalte zu sehen und zu nutzen. Die CheckAud® gestützten Berechtigungs- und Konfigurationsanalysen im Netz der Dienststelle sind wirtschaftlich bzgl. der Bestandskontrolle, finanzrechtlich für die Revisionsaufgaben, datenschutzrechtlich bezgl. der Berechtigungskontrollen, beteiligungsrechtlich für die Kontrollbefugnis des Personalrats und für die Simulationen von Arbeitsorganisationsentwicklungen zweckbestimmt.
(3)  Im Falle der CheckAud® Anwendungen seitens der Dienststelle erhält der Personalrat die Möglichkeit mit dem kostenfreien7 CheckAud® Viewer sich die von ihm definierten Berechtigungskontrollen nach Bedarf anzeigen zu lassen. Eine Datenansicht oder -nutzung ist auch damit nicht möglich.
(4)  Der Personalrat hat jederzeit das Recht, bei begründetem Verdacht auf Verstoß gegen diese Rahmendienstvereinbarung eine Überprüfung der eingesetzten Systeme nach näherer Vereinbarung mit dem Arbeitgeber durchführen zu lassen.
§ 23  Recht zum Sachverständigeneinsatz
Der Personalrat kann nach näherer Vereinbarung mit dem Arbeitgeber einen Sachverständigen zur Beratung in allen IT-Fragen und zu Prüfzwecken hinzuziehen.
§ 24  Erprobung neuer IT-Komponenten
(1)  Um den Grundsätzen für die IT-Arbeitsplatztechnik kontinuierlich zu entsprechen, werden sinnvolle und arbeitserleichternde Ergänzungen für die jeweiligen Arbeitssysteme getestet und erprobt. Solche Erprobungen können z.B. betreffen:
•	Einsatz neuer Hardware-Komponenten (PCs, Peripheriegeräte usw.)
•	Anwendungsprogramme zur Ergänzung oder als Alternative zu bereits eingesetzter Software.
(2)  Der Personalrat stimmt mit dieser Rahmendienstvereinbarung Erprobungen grundsätzlich zu,
•	solange sie im IT-Bereich der Dienststellenleitung stattfinden,
•	der Personalrat hierüber im Vorfeld unterrichtet wird,
•	die Erprobungsergebnisse, Feststellungen und Bewertungen vorgelegt werden und
•	im die tatsächliche Möglichkeit der Kenntnisnahme durch Augenschein bei der Erprobung eingeräumt wird.
(3)  Vorschläge des Personalrats bezüglich Alternativen der zur Erprobung vorgesehenen Technik bzw. Anwendungen werden berücksichtigt. Die Nichtberücksichtigung kann nur schriftlich begründet zurückgewiesen werden.
(4)  Auf ausdrückliches Verlangen des Personalrats lebt sein Recht auf förmliche Beteiligung auf und gilt durch die o. a. grundsätzliche Zustimmung nicht als erfüllt.
(5)  Durch die Beteiligung des Personalrats bei der Erprobung mit den zu klärenden Fragen des »Ob« und »Wie« oder der durch diese Rahmendienstvereinbarung gegebenen Zustimmung ist das Mitbestimmungsrecht bei der Entscheidung über die Einführung oder Veränderung mit den erweiterten Fragen der Art und Weise, des Umfangs, der Folgewirkungen etc. nicht aufgezehrt.
(6)  Die Dienststellenleitung wird dafür Sorge tragen, dass durch die Erprobung keine Beschäftigten in ihrer Arbeit unnötig behindert werden.
§ 25  Pilotversuche und Probeläufe
Soll der Einsatz von IT-Systemen zunächst nur auf Probe vorgenommen werden, gelten die vorgenannten Vorschriften sinngemäß.
§ 26  Betrieb von Anwendungssystemen, Systemdarstellung
Jedes im Einsatz befindliche Anwendungssystem ist durch eine umfassende Darstellung dokumentiert. Diese Darstellung umfasst
•	eine Beschreibung des Systems hinsichtlich Zielsetzung, Aufbau und Funktionsweise der Anwendung,
•	ein Verzeichnis der erfassten Daten mit entsprechenden Erläuterungen,
•	eine Erläuterung der Auswertungsprogramme mit Angaben zum Verwendungszweck,
•	eine Übersicht über die zum Schutz der Daten vorgesehenen Maßnahmen nach dieser Rahmendienstvereinbarung.
§ 27  Benutzerhandbuch
Jedes im Einsatz befindliche eigen entwickelte Anwendungssystem ist in einem in deutscher Sprache gehaltenen Benutzerhandbuch beschrieben.
§ 28  Installation und Konfiguration
Zum Schutz der Daten der Dienststelle und der Systeme vor Missbrauch, Sabotage, unbefugter Weitergabe oder Veränderung kann die Installation und Konfiguration von Software auf bestimmte, dazu berechtigte Personen beschränkt werden. Diese sind in dem Bestandsverzeichnis nach dieser Rahmendienstvereinbarung zu erfassen.
§ 29  Problemmanagement
Die Dienststellenleitung stellt sicher, dass Ansprechpartner/innen zur Lösung von technischen Fragestellungen und Problemen, die sich aus der Nutzung der IT-Systeme ergeben, zur Verfügung stehen. Ausnahme sind alle Anwendungen, Geräte und Einsatzformen, die nicht zum Standard der Dienststelle gehören.
§ 30  Benutzerkennung
(1)  Die mit den Anwendungssystemen arbeitenden Beschäftigten erhalten eine persönliche Benutzerkennung. Diese setzt sich aus einem öffentlichen Benutzernamen (User-Id) und einem nur dem Benutzer/der Benutzerin bekannten Passwort zusammen.
(2)  Für den Zugriff auf besonders schützenswerte Daten (Daten sensitiver Art, Beschäftigtendatendaten, Finanzdaten, Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse) wird die Benutzerkennung um die Adresse des zugewiesenen Rechners (URL) erweitert. Die betroffenen Beschäftigten werden hierüber von der/m IT-Beauftragten informiert.
§ 31  Zugriffsberechtigungskonzept
Dort, wo besonders schutzwürdige Daten (z.B. sensitive Daten nach § 3 Abs. 9 BDSG und Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse) verarbeitet werden, muss in erster Linie durch technische Maßnahmen die Zugriffsberechtigung geregelt werden. Sollten technische Maßnahmen tatsächlich nicht möglich oder unverhältnismäßig sein, können hilfsweise administrative oder organisatorische Maßnahmen nach Zustimmung des Personalrats genutzt werden.
§ 32  Regelmäßig erstellte Auswertungen
Alle mit Hilfe des Systems durchgeführten Standardauswertungen sind dokumentiert. Die Dokumentation kann vom Personalrat eingesehen werden. Alle Ausgaben, bei deren Erstellung auf im Sinne dieser Vereinbarung besonders schutzwürdige Daten zugegriffen wird, sind durch ein Muster dokumentiert. Auf dem Muster sind ferner Häufigkeit oder Anlass der Erstellung und der Verteilerkreis festgehalten.
§ 33  Regelung beim Einsatz von Hard- und Software
Mobile Datenträger, die auf der Hardware der Dienststelle genutzt werden, sind vom Anwender/von der Anwenderin vor ihrer Verwendung auf seinem/ihrem IT-System durch ein von der Dienststelle gestelltes Virenprogramm auf Virenfreiheit zu untersuchen. Private und externe Software darf auf Dienststellen-Hardware nur genutzt werden, wenn dadurch keine Lizenzverstöße oder Beeinträchtigungen der IT-Systeme der Dienststelle eintreten. Den Nachweis liefert der Anwender bzw. die Anwenderin.
§ 34  Weiterentwicklung von IT-Systemen
Die Weiterentwicklung genehmigter IT-Systeme ist mit dieser Rahmendienstvereinbarung ebenfalls genehmigt. Dies gilt insbesondere für die Weiterentwicklungen im Rahmen der Wartung und von Änderungsaufträgen. Über Haupt-Releasewechsel von Anwendungssystemen wird der Personalrat informiert und die Benutzer auf die sie betreffenden Änderungen hingewiesen. Falls mit einem Haupt-Releasewechsel neue Anwendungsmodule eingeführt werden, findet für alle Betroffenen eine entsprechende Schulung statt und das Mitbestimmungsverfahren ist, wie in dieser Rahmendienstvereinbarung beschrieben, anzuwenden.
§ 35  Spezifische Regelungen für IT-Systeme nach Anwendungsbereichen
Auf Verlangen der Dienststellenleitung oder des Personalrats können je nach Zuständigkeit für weitere Arbeitsbereiche, wie
•	Rechnungswesen (Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung, Bilanz, Controlling, …)
•	Personal (Personalabrechnungssystem, Zeiterfassung, …)
•	Seminarverwaltung
•	Allgemeine Verwaltung (Warenwirtschaft, Zugangskontrolle, …)
•	Bürokommunikation (Fax, E-Mail, Internet, Intranet, Office, …)
•	Telekommunikation (Telefonanlage, Handy, …)
•	Telearbeit
•	Entwicklung und Betrieb IT-Systeme (Online-Zugriff auf Arbeitsplatzsysteme, …) zusätzliche, spezifische Regelungen in Einzelvereinbarungen getroffen werden.
§ 36  Ablösung anderer Vereinbarungen
Mit Inkrafttreten dieser Rahmendienstvereinbarung werden folgende Vereinbarungen:
•	______
•	______
•	______
außer Kraft gesetzt.
§ 37  Datenschutzaudit
Der Personalrat hat das Recht, einen externen Sachverständigen zur Unterstützung seiner Arbeit zu beauftragen oder sich durch ein Datenschutzaudit nachweisen zu lassen, dass die Bestimmungen dieser Dienstvereinbarung insbesondere zum Datenschutz eingehalten werden. Bei der Auswahl des zertifizierten Auditors ist der Personalrat zu beteiligen. Die Entscheidung über den zu beauftragenden Auditor erfolgt einvernehmlich zwischen den Parteien der Dienstvereinbarung; es erfolgt keine Beauftragung gegen den Willen des Personalrats. Der Auditbericht wird ihm vorgestellt und mit ihm beraten. Daraus notwendige Maßnahmen werden zwischen den Parteien der Dienstvereinbarung vereinbart.
§ 38  Inkrafttreten, Kündigung, Nachwirkung
(1)  Diese Rahmendienstvereinbarung tritt mit ihrer Unterzeichnung in Kraft. Sie wird auf unbestimmte Zeit geschlossen.
(2)  Sie ist mit einer Frist von sechs Monaten zum Jahresende, frühestens zum 31. Dezember 20___, kündbar. Die Vertragsparteien verpflichten sich, im Falle der Kündigung die Verhandlungen bei Vorliegen eines Änderungsvorschlages unverzüglich aufzunehmen.
(3)  Im Falle der Kündigung wirkt die Dienstvereinbarung solange nach, bis sie durch eine neue Vereinbarung oder einen Einigungsstellenspruch ersetzt wird.
§ 39  Salvatorische Klausel und Schlussbestimmungen
(1)  Sofern einzelne Bestimmungen dieser Vereinbarung unwirksam sind oder werden, wird davon die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt.
(2)  Sollte den Vertragschließenden dieser Vereinbarung eine eventuelle Unwirksamkeit bekannt werden, verpflichten sie sich, schnellstmöglich eine neue Regelung zu treffen, die dem gewollten Sinn und Zweck der unwirksamen Bestimmung soweit wie möglich entspricht.
(3)  Sollten Tatbestände durch diese Vereinbarung nicht geregelt sein, die den Vertragschließenden dieser Vereinbarung bekannt werden, so verpflichten sie sich, umgehend eine Regelung ergänzend zu vereinbaren, die den Grundsätzen dieser Vereinbarung entspricht.
Ort, Datum
Unterschriften
Dienststellenleitung	Personalrat