Dienstvereinbarung zum Einsatz des Dokumentenmanagementsystems
Zwischen der
… Dienststelle,
vertreten durch …
und dem
Personalrat der Dienststelle,
vertreten durch …
wird in Ergänzung zur Rahmendienstvereinbarung zum Einsatz von Informationstechnik vom folgende Dienstvereinbarung zum Einsatz des Dokumentenmanagementsystems abgeschlossen:
Inhalt
§ 1	Gegenstand und Geltungsbereich der Vereinbarung
§ 2	Zertifizierung und datenschutzrechtliche Vorabkontrolle
§ 3	Ziele und Zweckbestimmungen des Dokumentenmanagementsystem NNN
§ 4	Bestimmungen zur Aufbau- und Ablauforganisation
§ 5	Festlegung der Zuständigkeiten
§ 6	Festlegung von Verfahrens- und Bearbeitungsregelungen
§ 7	Verfahrensregelungen zur Behandlung nicht geeigneter Eingänge
§ 8	Regelung zum Einsatz der verschiedenen Signaturen
§ 9	Zweckbindung der Protokolldaten und Verfahrensdaten zum Schutz der Beschäftigten vor Leistungs- und Verhaltenskontrollen
§ 10	Bestimmungen zum Datenschutz- und Datensicherheitskonzept
§ 11	Trennungsgebot der Beschäftigtendaten von den Daten der Beschäftigten als Bürger
§ 12	Datenübermittlung an andere Dienststellen oder sonstige Dritte
§ 13	Aspekte der Datenverarbeitung, Änderungen, Verschlüsselung
§ 14	Auswertungen und Nutzen von Beschäftigtendaten
§ 15	Datenimport und -export
§ 16	Informationsrechte der Beschäftigten
§ 17	Anspruch auf Information, Einarbeitung und Qualifizierung
§ 18	Recherchen im Dokumentenmanagementsystem
§ 19	Zugangsberechtigungskonzept
§ 20	Rechtsverwertungsverbot
§ 21	Rechte des Personalrats
§ 22	Datenschutzaudit
§ 23	Änderungen und Ergänzungen dieser Vereinbarung
§ 24	Inkrafttreten, Kündigung, Nachwirkung
§ 25	Salvatorische Klausel und Schlussbestimmungen
§ 1  Gegenstand und Geltungsbereich der Vereinbarung
(1)  Diese Vereinbarung regelt die Einführung und Anwendung des Dokumentenmanagementsystems _______ (Systemname).
(2)  Mit diesem Dokumentenmanagementsystem __________ (Systemname) dürfen personenbezogene Daten der Beschäftigten der Dienststelle nur erfasst, gespeichert und verarbeitet werden, soweit dies zur Systemsicherheit und dem Datenschutz nach den diesbezüglichen Konzepten einschließlich dem Zugriffsberechtigungskonzept erforderlich ist. Alle diese Konzepte sind Anlage dieser Vereinbarung und im Anhang aufzulisten.
(3)  Diese Vereinbarung gilt für alle Beschäftigten der Dienststelle.
(4)  Die bestehenden Amts- und Berufsgeheimnisse der Beschäftigten sind auch unter Berücksichtigung der in § 203 StGB aufgeführten Personen in jedem anzuwendenden Fall unbedingt zu wahren.
§ 2  Zertifizierung und datenschutzrechtliche Vorabkontrolle
(1)  Das zu nutzende Dokumentenmanagementsystems _________ (Systemname) ist nach dem DOMEA-Organisationskonzept in der aktuellen Version seitens der Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung KBSt zertifiziert. Die Zertifizierungsurkunde ist Anlage dieser Dienstvereinbarung.
(2)  Das Dokumentenmanagementsystem _________ (Systemname) und dessen beabsichtigter Nutzungsumfang inklusive Sicherheits- und Datenschutzkonzepten werden im Rahmen der Vorabkontrolle von dem Datenschutzbeauftragten geprüft. Dessen Feststellungen sind dem Personalrat zeitgleich mit der Übergabe an die Dienststellenleitung zur Kenntnis zu geben.
§ 3  Ziele und Zweckbestimmungen des Dokumentenmanagementsystem NNN
(1)  Mit dem Dokumentenmanagementsystem ____________ (Systemname) sollen elektronisch und nicht-elektronisch erzeugte Dokumente über deren gesamten Lebenszyklus hinweg verwaltet werden.
(2)  Dabei werden Entwurf und Erstellung, Weitergabe und Verteilung, Auffinden, Ablage und Übergabe an ein Archiv oder Löschung der Dokumente sowie Auswertung und Zuordnung von Informationen aus den Dokumenten geleistet.
(3)  Das Dokumentenmanagementsystem ____________ (Systemname) soll dabei die Integration von Dokumenten unterschiedlicher Herkunft und Abbildung von Geschäftsprozessen der Verwaltung abdecken.
(4)  Mit dem Dokumentenmanagementsystem ____________ (Systemname) soll die vollständig elektronisch geführten Akte eingeführt werden. Deren Vorteile sind:
•	schnellstmöglicher Zugriff auf alle Bestandteile der Akte von unterschiedlichen Standorten
•	Minimierung der Transportzeiten von Schriftgut
•	Verbesserung des kooperativen Arbeitens
•	Bearbeiterin und Bearbeiter erwerben Unabhängigkeit von der Registratur
•	unmittelbare Bearbeitung der Dokumente mit elektronischen Bürokommunikationswerkzeugen
•	Einbindung sämtlicher digitalisierter Informationen
(5)  Mit dem Dokumentenmanagementsystem ____________ (Systemname) werden ferner folgende Ziele angestrebt:
•	Ablösung der konventionellen Registraturhilfsmittel (Karteikarten, Einsenderkarteien, Tagebücher, Adresslisten usw.);
•	einfache Bereitstellung allgemein zugänglicher Informationen;
•	einfacher und aktueller recherchierbarer Bearbeitungsstand;
•	Ermöglichung aller nötigen Auswertungen – unter Berücksichtigung der jeweiligen Zugriffsrechte (zentrale oder dezentrale Recherche);
•	Reduzierung von Medienbrüchen durch Bearbeitung in einem DMS oder durch Schaffung von automatisierten Schnittstellen – z.B. über eine Schnittstelle zu den Office-Produkten;
•	Steigern der Schnelligkeit der Bearbeitung wegen entfallender Transportzeiten, da Dokumente mittels Workflow direkt zu den jeweiligen Bearbeitern geführt werden und paralleles Bearbeiten von mehreren Beteiligten möglich wird;
•	Nachvollziehen des aktuellen Bearbeitungsstandes eines Dokumentes im Rahmen der Sachbearbeitung – die untersagte Leistungs- und Verhaltenskontrolle wird hierdurch nicht eingeschränkt sondern bleibt untersagt;
•	ständige Verfügbarkeit der Informationen – aufwändiges Suchen in Papierarchiven entfällt;
•	der ökologische und ökonomische Vervielfältigungsaufwand für allgemein zur Verfügung gestellte Informationen kann vermieden oder zumindest verringert werden und
•	Entwicklung eines Wissensmanagements für die gesamte Verwaltung.
§ 4  Bestimmungen zur Aufbau- und Ablauforganisation
(1)  Die Bestimmungen über die Aufbau und Ablauforganisation der Nutzung des Dokumentenmanagementsystem ____________ (Systemname) werden in der Anlage18 ___ zu dieser Vereinbarung (soweit dies nach dem jeweiligen Personalvertretungsgesetz mit der Mitbestimmung oder Mitwirkung des Personalrats zulässig ist, mit dessen entsprechender Beteiligung oder andernfalls aus Gründen der Rechts- und Orientierungssicherheit seitens der Behördenleitung) festgelegt.
(2)  Dazu gehören die Beschreibung der verwaltungsorganisatorischen Rahmenbedingungen und die Art der Datenhaltungsmodelle. Dabei ist zu beschreiben, ob es sich um
•	dezentrale Modelle,
•	zentrale Modelle,
•	ein Modell der verteilten Datenhaltung oder
•	dezentrale Datenhaltung mit zentraler Komponente handelt.
§ 5  Festlegung der Zuständigkeiten
(1)  Die Festlegung der Zuständigkeiten (behörden-, organisations-, funktionsbezogen; zentral oder dezentral in Abhängigkeit von den Ergebnissen der Organisationsanalyse – insbesondere dort, wo es zu fach- oder amtsübergreifender Verantwortlichkeit kommt) erfolgt aus Gründen der Rechts- und Orientierungssicherheit seitens der Behördenleitung in einer Anlage zu dieser Dienstvereinbarung. Soweit Beteiligungsrechte des Personalrats berührt sind, werden diese entsprechend respektiert und der Personalrat beteiligt.
(2)  Andernfalls werden die Festlegungen in Form einer Dienstanweisung getroffen und ebenso zur Anlage dieser Vereinbarung.
§ 6  Festlegung von Verfahrens- und Bearbeitungsregelungen
(1)  Zur Festlegung von Verfahrens- und Bearbeitungsregelungen gehört die Festlegung der Zeichnungsbefugnisse, Bestimmungen zur Vertretungsregelung und zur Verwaltung von internen Vertretungs- und Berechtigungsregelungen, Sicherstellung der regelmäßigen Abfrage der Arbeitskörbe, Bearbeitungsregelungen für Dokumente mit höherem Vertraulichkeitsbedarf sowie die Behandlung und Weiterleitung von verschlüsselten E-Mails). Diese Festlegungen werden als Dienstanweisung zur Anlage __.
(2)  Die Festlegung eines Rollen- und Zugriffsberechtigungskonzeptes für z.B. die Administration, Revision, Sachbearbeitung und Vorgesetzte bedarf wegen der gegebenen technischen nicht völlig auszuschließenden Möglichkeit der Verhaltens- und/oder Leistungskontrolle der Mitbestimmung des Personalrats und erfolgt nach der näheren Bestimmung in dieser Vereinbarung.
§ 7  Verfahrensregelungen zur Behandlung nicht geeigneter Eingänge
Die Verfahrensregelungen zur Behandlung nicht geeigneter Eingänge (z.B. Speicherung von Dokumenten mit unvollständiger oder fehlerhafter Signatur oder von Dokumenten, die nicht entschlüsselt werden konnten, Behandlung von Dokumenten in einem nicht akzeptablen Datenformat) werden in einer Dienstanweisung bestimmt und zur Anlage dieser Vereinbarung.
§ 8  Regelung zum Einsatz der verschiedenen Signaturen
Die Regelungen zum Einsatz der verschiedenen Signaturen sind je nach der Qualität des Beteiligungsrechtes mitbestimmt oder mittels Mitwirkung zu treffen und im ersten Fall als Bestandteil dieser Dienstvereinbarung hierzu beschreiben oder hilfsweise in einer Dienstanweisung zu regeln.
§ 9  Zweckbindung der Protokolldaten und Verfahrensdaten zum Schutz der Beschäftigten vor Leistungs- und Verhaltenskontrollen
(1)  Protokolldaten sind Daten, die den Zweck haben, im Rahmen eines Datensicherheitskonzepts unzulässige Zugriffe nachzuweisen oder Zugriffe befugter Personen zu dokumentieren, die auf eine nach dem Sicherheitskonzept unzulässige Art und Weise erfolgen. Sie unterliegen der Zweckbindung. Die strenge Zweckbindung ist ausschließlich zu Zwecken der Systemsicherheit und Datenschutzkontrolle festgelegt und dürfen nur nach den Regeln des Sicherheitskonzepts ausgewertet werden.
(2)  Verfahrensdaten sind Daten, die den Zweck haben, die Entstehung und Bearbeitung der Akten oder Dokumente nachvollziehbar zu machen. Rechtlich zulässig ist die Auswertung von Vorgesetzten, welche Dokumente eine Beschäftigte oder ein Beschäftigter bearbeitet hat, ausschließlich zum Zwecke der Sicherstellung des ordnungsgemäßen Verwaltungshandelns.
(3)  Die Protokoll- und Verfahrensdaten unterliegen der jeweiligen strikten Zweckbindung und dürfen nicht für andere Zwecke verwendet werden. Eine darüber hinausgehende Leistungskontrolle und/oder Verhaltenskontrolle der Beschäftigten, die mit dem Dokumentenmanagementsystem __________ (Systemname) arbeiten, ist ausnahmslos nicht zulässig.
(4)  Dies gilt gleichermaßen für die Datenbankprotokolle und die Einträge in der Log-Datei einer Datenbank z.B. aus Anlass eines lesenden Zugriffs.
(5)  Eine solche zweckbestimmungswidrige Datennutzung ist den Beschäftigten, die Zugang zu diesen Daten haben, untersagt. Ein dementsprechendes Verbot ist auch im Auftrag nach § 11 BDSG zur Auftragsdatenverarbeitung vorzusehen. Personelle Maßnahmen, die unter Verletzung der getroffenen Vereinbarung angeordnet bzw. durchgeführt werden, sind unwirksam.
(6)  Die Protokoll- und Verfahrensdaten werden (je nach Anwendung) in einer Datei oder in einer Datenbank(-tabelle) gespeichert (erforderlich für die Dienstvereinbarung ist die Festlegung des Speicherorts). Die Einhaltung der Zweckbindung kann durch lesenden Zugriff des Personalrats auf den Speicherort überwacht werden. Demzufolge ist für den Personalrat (zu benennende Mitglieder) eine entsprechende Zugriffsberechtigung einzurichten.
(7)  Die Speicherdauer der entsprechenden Protokolldateien wird so kurz gehalten, wie es zur Erreichung der genannten Ziele erforderlich ist (konkrete Festlegung). Ein diesbezüglich zu erstellendes Verzeichnis und etwaige Änderungen werden nach Zustimmung des Personalrats zur Anlage dieser Dienstvereinbarung.
§ 10  Bestimmungen zum Datenschutz- und Datensicherheitskonzept
Das Datenschutz- und Datensicherheitskonzept wird basierend auf der Analyse des Schutzbedarfs der Dokumente in der Anlage zu dieser Vereinbarung von deren Parteien verfasst. Auf der Grundlage der hierbei gewonnenen Erkenntnisse sind insbesondere Entscheidungen zu treffen und die Verpflichtung der Beschäftigten hierzu über:
•	Art, Zweck, Umfang und Speicherdauer von Dokumenten sowie Verfahrens- und Protokolldaten
•	das notwendige Niveau für das Authentisierungsverfahren und – orientiert an den Anforderungen aus Schutzbedarf, Beweiswert und Formerfordernis – ggf. auch für das Verschlüsselungs- und Signaturverfahren
•	die Einrichtung von behörden- bzw. organisations- oder funktionsbezogenen elektronischen Postfächern; dieses schließt auch Überlegungen hinsichtlich der Implementierung einer virtuellen Poststelle mit ein
•	den Umgang mit Dokumenten, die eine bestimmte juristische Qualität erfüllen müssen (z.B.: Sicherstellung der Nachsignierung vor Ablauf der Gültigkeit der kryptographischen Algorithmen)
•	den Einsatz von Verschlüsselungstechnik zur Transportsicherung und ggf. bei der Speicherung
•	die Notwendigkeit einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sowie die Erstellung von qualifizierten Signaturen
•	die zentrale oder dezentrale kryptografische Behandlung der ausgehenden Post.
§ 11  Trennungsgebot der Beschäftigtendaten von den Daten der Beschäftigten als Bürger
(1)  Daten der Beschäftigten, die zu unterschiedlichen Zwecken erhoben und verarbeitet werden, dürfen nicht zusammengeführt und genutzt werden.
(2)  Das Trennungsgebot ist auch bei Anwendung des Dokumentenmanagementsystems _____ (Systemname) strikt zu wahren.
(3)  Insbesondere dürfen Daten der Beschäftigten aus Anlass des Beschäftigtenverhältnisses nicht mit ihren Daten als Bürgerinnen oder Bürger zusammengeführt, ausgewertet oder sonst wie genutzt werden.
§ 12  Datenübermittlung an andere Dienststellen oder sonstige Dritte
(1)  Unzulässig ist jede Übermittlung der Daten an andere Dienststellen oder Dritte, sofern die/der betroffene Beschäftigte der Übermittlung nicht vorher zugestimmt hat oder die Dienststelle nicht gesetzlich zur Auskunftserteilung verpflichtet ist.
(2)  Ebenso unzulässig ist die Bekanntgabe personenbezogener Daten, die über die Kommunikationsdaten hinausgehen an unzuständige Angehörige der Dienststelle.
§ 13  Aspekte der Datenverarbeitung, Änderungen, Verschlüsselung
(1)  Die Dienststelle hat durch Maßnahmen, die dem Stand der Wissenschaft und Technik entsprechen, sicherzustellen, dass die geltenden Regelungen für den Betrieb des Systems strikt eingehalten und Regelverletzungen und Missbräuche möglichst ausgeschlossen werden. Dazu gehört die sichere und handhabbare Verschlüsselung der Personaldaten. (Anm. des Autors: Siehe z.B. fidesAS® file enterprise unter www.apsec.de; ausgezeichnet mit dem Innovationspreis 2007 [Innovationspreis 2007 ITK oder http://www.imittelstand.de/] und kostenfrei für einzelne Rechner oder Notebooks zu nutzen.)
(2)  Datenschutzrelevante Änderungen gegenüber dem Referenzmodell sowie spezifische Anpassungen der Software bedürfen der Freigabe zur Nutzung durch den Datenschutzbeauftragten entsprechend der durchzuführenden Vorabkontrolle und der Zustimmung des Personalrats.
(3)  Tests von Modulanpassungen mit personenbezogenen Daten dürfen ferner nur in einer besonders gesicherten bzw. abgeschirmten Testumgebung durchgeführt werden.
(4)  Zu Zwecken der Ferndiagnose und Softwarewartung kann eine Verbindung zum beauftragten Softwarehaus bzw. zur Hotline aufgebaut werden. Falls dabei die Kenntnis von Personaldaten möglich wird, sind diese technischen Dienstleistungen in einem Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung nach § 11 BDSG zu vereinbaren.
(5)  Personen, die mit Personaldaten arbeiten, müssen die Datenschutzerklärung nach § 5 BDSG unterschrieben haben. Sie werden in die Grundlagen des Datenschutzes anhand des eingesetzten Systems eingewiesen. Die Dienststelle verpflichtet sich weiterhin, die Bestimmungen dieser Vereinbarung über das Erheben, Verarbeiten und Nutzen von Beschäftigtendaten durch vertragliche Vereinbarungen auch gegenüber Dritten sicherzustellen.
(6)  Personenbezogene Daten dürfen nicht länger als für den erhobenen Zweck bzw. gesetzlich vorgeschrieben gespeichert bzw. aufbewahrt werden. Daten, die nicht mehr für die Dienststelle notwendig sind, sind aus dem aktiven System auszulagern.
(7)  Unzulässig gespeicherte personenbezogene Daten dürfen weder weiterverarbeitet noch ausgewertet werden. Sie sind umgehend zu löschen. Unzulässige Auswertungen dürfen weder verbreitet, weiterverwendet noch sonst wie in den Verkehr gebracht werden; Maßnahmen, die sich auf solche Auswertungen stützen, sind unzulässig.
(8)  Bei Anwendung von SAP-Modulen: Da in den SAP-Modulen derzeit eine Löschung technisch nicht möglich ist, sondern Daten nur deaktiviert und aktiviert werden können, ist der Zugriff auf deaktivierte Daten für eine einzelne Zugriffsberechtigung ausnahmslos auszuschließen. Ein solcher Zugriff auf rechtlich gelöschte Dateien kann nur nach dem Sechs-Augen-Prinzip mit IT-Administrator/in, Personaleiter/in und Personalratsvorsitzende/r als Berechtigung eingerichtet werden.
§ 14  Auswertungen und Nutzen von Beschäftigtendaten
(1)  Die Personaldaten sind in Tabellen und Datenfeldern gelistet im System dokumentiert. Im Rahmen der Aufgabenstellung werden für Auswertungen mit personenbezogenen Daten die vereinbarten Standardauswertungen in Reports, Listen oder Grafiken erzeugt und bereitgehalten, die wiederholt oder regelmäßig ausgeführt werden. Diese Standardauswertungen sowie die hierfür genutzten Datenfelder werden in der Anlage abschließend aufgeführt.
(2)  Neue personenbezogene Standardberichte werden erst eingesetzt, nachdem sie dem Personalrat erläutert worden sind und mit ihm Einvernehmen erzielt wurde. Die Standardauswertungen werden im jährlichen Turnus von Vertreter/innen der Dienststelle und des Personalrats daraufhin überprüft, ob sie wegen des Wegfalls der Erforderlichkeit in Zukunft unterbleiben oder verändert werden müssen.
(3)  Steggreifauswertungen oder Ad-hoc-Auswertungen von Beschäftigtendaten sind ausnahmslos untersagt. Im Bedarfsfall werden zeitnah neue zweckbestimmte Auswertungen zwischen den Parteien dieser Dienstvereinbarung vereinbart.
§ 15  Datenimport und -export
(1)  Eine Übernahme von personenbezogenen Daten aus anderer Software in das Dokumentenmanagementsystem ________ (Systemname) bedarf der Vorabkontrolle durch den Datenschutzbeauftragten und der Zustimmung des Personalrats. Diese sind über die geplante Übernahme rechtzeitig zu informieren.
(2)  Ein Datenexport aus dem Dokumentenmanagementsystem _________ (Systemname) findet über das gesetzlich bestimmte Erfordernis (nach näherer Beschreibung) nicht statt.
(3)  Eine Weiterverarbeitung der Personaldaten aus dem Dokumentenmanagementsystem mit anderer Software ist nicht statthaft. Verknüpfungen zu anderen Standardanwendungen wie z.B. Microsoft Access und Excel finden nicht statt. Eine Ablage oder Verwaltung in anderen Verwaltungssystemen, Datenbanken, Betriebsdatensystemen oder sonstigen System-Modulen ist ausnahmslos ausgeschlossen.
§ 16  Informationsrechte der Beschäftigten
(1)  Alle von der Speicherung/Verarbeitung personenbezogener Daten mittels dem Dokumentenmanagementsystem ________ (Systemname) betroffenen Beschäftigten erhalten drei Monate nach Inkrafttreten dieser Vereinbarung in geeigneter Form Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten Stammdaten sowie deren Verwendungszweck.
(2)  Jeder/Jede Beschäftigte hat jederzeit Anspruch auf unentgeltliche, entschlüsselte, Auskunft in Textform über alle zu seiner/ihrer Person in dem Dokumentenmanagementsystem ________ (Systemname) gespeicherten Daten unter Angabe der Datenquelle (Herkunft der Daten), die Verwendung der Daten, die Grundlage und den Zweck der Verarbeitung.
(3)  Die weiteren unveräußerlichen Rechte der Beschäftigten nach dem BDSG auf Korrektur, Sperrung und Löschung bleiben gewahrt.
§ 17  Anspruch auf Information, Einarbeitung und Qualifizierung
(1)  Die mit dem Dokumentenmanagementsystem _________ (Systemname) arbeitenden Beschäftigten sind jeweils zeitnah vor Aufnahme der Arbeit mit diesem System über deren Zweck und Einsatz umfassend zu informieren, sie sind einzuarbeiten und zu schulen.
(2)  Insbesondere sind hier die Beschäftigten als
•	Mitarbeiter/innen der Poststelle
•	Mitarbeiter/innen der Registratur
•	Sachbearbeiter/innen und Führungskräfte sowie
•	Administrator/innen betroffen.
(3)  Der grundsätzliche Zeitbedarf für die Qualifizierung wird wie folgt bestimmt:
•	Mitarbeiter/innen der Poststelle/Registratur _____ (z.B. 3) Tage
•	Sachbearbeiter/innen und Führungskräfte _____ (z: B. 1) Tag
•	Administrator/innen _____ (z.B. 5) Tage.
(4)  Umfassend bedeutet, dass die Information anhand von schriftlichen Unterlagen oder in sonstiger geeigneter Weise gegeben wird. Die Unterrichtung ist von der Dienststelle in allgemein verständlicher Form zu gestalten. Technische Dokumentationen sind mit entsprechenden Erläuterungen zu versehen und ggf. zusätzlich mündlich zu erläutern. Zu einer umfassenden Information gehören z.B.
•	Zielbestimmung (einschließlich Ist-Analyse),
•	Darstellung des Gesamtkonzeptes (einschließlich Pflichtenheft, Soll-Konzept),
•	Zeit-, Arbeitsmittel und Raumplanung,
•	Programmunterlagen,
•	Beschreibung der technischen Komponenten,
•	Darstellung der vom Vorhaben möglicherweise ausgehenden direkten und indirekten quantitativen bzw. qualitativen Auswirkungen in personeller und sachlicher Hinsicht (z.B. Arbeitsquantität und -qualität, Arbeitsplatzgestaltung, Anforderungsprofil etc.) einschließlich eines Konzeptes zur Realisierung der Grundsätze zum Bestandschutz und Qualifikationssicherung,
•	Erläuterung der beabsichtigten aufbau- und ablauforganisatorischen Veränderungen und
•	ein Konzept über technische und organisatorische Regeln zur Datensicherheit.
(5)  Die Beschäftigten sind über die Festlegungen zur datenschutzgerechten Gestaltung des Dokumentenmanagementsystems _____ (Systemname) und der hierzu vereinbarten Maßnahmen zu informieren. Insbesondere umfasst die Information:
•	die Festlegung des Kreises der Dokumente, die in das DMS einbezogen werden und deren ermittelte Schutzbedarf
•	die Regelungen über den Umgang mit Medienbrüchen und die Verbindung zur Rest-Papierakte
•	das Datenhaltungskonzept und diesem entsprechende Sicherheitsmaßnahmen
•	die Aufbewahrungsfristen
•	die Maßnahmen, die die Verfügbarkeit, Vollständigkeit, Integrität, Vertraulichkeit, Unverfälschbarkeit und Verkehrsfähigkeit elektronischer Dokumente über lange Aufbewahrungszeiträume sicherstellen müssen
•	die Maßnahmen, die die Löschung unzulässig gespeicherter sowie nicht mehr benötigter und nicht archivwürdiger Dokumente sicherstellen sowie
•	die Verfahrensweisen, die die Rechte der Betroffenen auf Berichtigung, Sperrung und Auskunft sicherstellen.
(6)  Die geplante Einarbeitung, Fort- und Weiterbildung ist mit den betroffenen Beschäftigten rechtzeitig zu beraten. Die Schulungen werden jeweils für die eingesetzten Anwendungsprogramme so durchgeführt, dass die damit Beschäftigten ein Verständnis für die eingesetzte Hard- und Software vor Inbetriebnahme erhalten, um eine sichere, stress- und störungsfreie Beherrschung und Anwendung des Dokumentenmanagementsystems ________ (Systemname) zu ermöglichen.
(7)  Einarbeitungs- und Fortbildungsmaßnahmen finden während der Arbeitszeit statt. Wird durch eine Schulungsmaßnahme und die dazu erforderliche Reisezeit die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit der Beschäftigten überschritten, so erhalten sie einen entsprechenden Ausgleich. Die Kosten für Einarbeitung und Schulung von Beschäftigten trägt die Dienststelle.
(8)  Die notwendigen Arbeitsmittel (Hard- und Software) für die Schulung sind den Beschäftigten zur Verfügung zu stellen. Die entsendende Organisationseinheit der Dienststelle ist verpflichtet, alle Maßnahmen zu ergreifen, um spätestens unmittelbar nach der Schulung die Hard- und Software am Arbeitsplatz funktionsfähig bereit zu stellen.
(9)  Nach Möglichkeit sollen Inhouse-Schulungen in der Dienststelle durchgeführt werden. Falls erforderlich sind Unterbringung, Verpflegung und Transfer entsprechend der jeweils gültigen Reisekostenregelung sicherzustellen. Beschäftigten noch nicht betroffener Bereiche soll im Rahmen verfügbarer Plätze Gelegenheit gegeben werden, an Schulungsmaßnahmen teilzunehmen.
(10)  Beschäftigte, die Anwendungskenntnisse für die eingesetzten Programmversionen nachweisen, können auf eigenen Wunsch von den Schulungsmaßnahmen freigestellt werden.
§ 18  Recherchen im Dokumentenmanagementsystem
(1)  Die Ergebnisse von Recherchen in Dokumentenmanagementsystemen müssen die Zugriffsrechte abbilden. Entscheidend ist die Definition und Vergabe von Zugriffsberechtigungen.
(2)  Erforderlich ist eine präzise Beschreibung der Suchfunktion und der Maßnahmen, die sicherstellen, dass über die Suchfunktion nicht die datenschutzrechtlichen Grundsätze der Zweckbindung und der Erforderlichkeit sowie der gebotene Vertraulichkeitsschutz umgangen werden können.
(3)  Das Suchergebnis darf sich nur auf diejenigen Dokumente und Metadaten beziehen, zu denen auch eine Zugriffsberechtigung besteht. Ein Suchergebnis darf nicht als Treffer angezeigt werden, wenn keine Zugriffsberechtigung besteht. Eine leere Trefferliste muss demnach nicht bedeuten, dass es keine Ergebnis zur Suchanfrage gab, sondern eben vielmehr, dass es keinen Treffer in der Zugriffsberechtigung der abfragenden Person gibt.
(4)  Es kann auch erforderlich sein, den Zugriff nur auf die Metadaten zu erlauben, auf die dazugehörigen Dokumenteninhalte jedoch nicht. Es kann ggf. auch erforderlich sein, den Zugriff nur auf eine begrenzte Zahl von Feldern der Metadaten zuzulassen.
(5)  Bei der Recherche in Dokumentenmanagementsystemen unterscheidet man generell drei Recherchearten:
•	Recherche in Metadaten
	Diese Rechercheart ermöglicht eine Suche in den einzelnen Feldern der Metadaten. Dieses könnte z.B. eine Suche nach Dokumenten in einem bestimmten Erstellzeitraum sein (von-bis). Eine Kombination der Suche in verschiedenen Feldern ist möglich.
•	Volltextrecherche in Metadaten
	Diese Rechercheart ermöglicht eine Volltextsuche nach beliebigen Wörtern in den Feldern der Metadaten. Dieses könnte z.B. eine Suche nach Vorgängen sein, die in einem beliebigen Feld der Metadaten das Wort Videoüberwachung beinhalten. Eine Kombination der Suche nach mehreren Wörtern ist möglich.
•	Volltextrecherche in Dokumenten
	Diese Rechercheart ermöglicht eine Volltextsuche nach beliebigen Wörtern in den Dokumentinhalten. Dieses könnte z.B. eine Suche nach Dokumenten sein, in denen das Wort Straßenbenutzungsgebühren vorkommt. Eine Kombination der Suche nach mehreren Wörtern ist möglich
(6)  Bei den modernen Dokumentenmanagementsystemen lassen sich die aufgeführten Recherchearten auch untereinander beliebig kombinieren, wobei auch verschiedene Verknüpfungsarten wie z.B. UND, ODER, NICHT, verwendet werden können.
(7)  Der wesentliche datenschutzrechtliche Aspekt der Recherche betrifft die vollständige Beachtung der vorhandenen Zugriffsrechte. Die Zweckbindung der Datenverarbeitung erfordert neben der exklusiven Zuweisung von Zugriffsrechten z.B. auch eine Einschränkung der Suchfunktion. Die Gefahr liegt unter anderem in der Möglichkeit der Verknüpfung der oben dargestellten Such- und Auswertungsmöglichkeiten, wobei dieses auch automatisiert erfolgen kann. Ein Zugriff auf Meta- oder Inhaltsdaten, für die keine Zugriffsberechtigung existiert, ist deshalb technisch auszuschließen.
§ 19  Zugangsberechtigungskonzept
(1)  Das Zugriffsberechtigungskonzept ist das Kernstück der rechtmäßigen Nutzung des Dokumentenmanagementsystems ________ (Systemname). Alle diesbezüglichen Festlegungen und Änderungen werden nur einvernehmlich mit dem Personalrat getroffen. Die Feststellungen des Datenschutzbeauftragten nach seiner jeweils durchzuführenden Vorabkontrolle werden hierzu dem Personalrat vorgelegt.
(2)  Zugriffsberechtigungen werden durch ein auf die jeweiligen Inhalte der Arbeitsorganisation bezogenes Rollenkonzept mit Zuweisung zu der jeweiligen Funktion und den entsprechenden zugriffsberechtigten Beschäftigten in der Anlage ___ bestimmt.
(3)  Dabei dürfen jede Anwenderin und jeder Anwender nur die Rechte erhalten, die sie für die Erfüllung ihrer dienstlichen Aufgaben benötigen.
(4)  Zugriffe von Diensten oder Personen der übergeordneten Dienststellen auf Dokumente einer Behörde sind auf das gesetzlich Nötige zu beschränken.
(5)  Diese Zuweisung von Rechten und Sicherheitsprofilen ist bereits bei der Anmeldung erforderlich. Über diese Identifikation wird die Berechtigung und Zuweisung von Anwendungen, Speicherbereichen und Kommunikationsverbindungen vorbestimmt.
(6)  Eine weitere Profilzuordnung erfolgt in der Ausführung der Anwendungen eines Dokumentenmanagementsystems.
(7)  Je nach der Art der Profilzuordnung (nochmalige Anmeldung und Berechtigungsabfrage, Single-Sign-On, Gruppenberechtigung) wird geregelt, welche Bearbeitungsfunktionen erlaubt sind.
(8)  Als nächste Stufe der Zugriffssicherung sind die Berechtigungen einzelner Datenbanken, Datensätze und Datenfelder zu bestimmen.
(9)  Nach der Bewertung der Schutzbedürftigkeit eines Datensatzes richten sich die Maßnahmen, die für die Sicherheit erforderlich sind. Es ist festzulegen, welche Zugriffsart für welche Nutzende aufweiche Datenfelder zulässig ist. Hierunter fallen Leseschutz, Schreibschutz oder die Beschränkung der Zugriffe nur auf die Metadaten verbunden mit einer strikten Beschränkung der Inhalte dieser Daten.
(10)  Die Zugangsberechtigungen zu Personaldaten und allgemeinen Daten sind mit folgenden Voraussetzungen geregelt:
•	Alle Beschäftigten, die mit dem System arbeiten, erhalten eine schriftliche Belehrung zum Datenschutz.
•	Das Dokumentenmanagementsystem (Systemname) wird in einem speziell abgesicherten Netz betrieben.
•	Es wird ein Datenschutz- und Datensicherheitskonzept erstellt, das neben den Ausgestaltungen dieser Dienstvereinbarungen ferner folgende Komponenten beinhaltet:
	–	Berechtigungskonzept
	–	Administrationskonzept
	–	Freigabekonzept
	–	Konzept zur Sicherheit des Client-Server-Verfahrens.
(11)  Für die Vergabe der Zugriffsrechte gilt der Grundsatz der arbeitsorganisatorischen Sachbezogenheit. Die Struktur der vergebenen Berechtigungen ist im Berechtigungskonzept festgelegt, aus dem der Personenkreis, der jeweils nutzbare Funktionsumfang des Systems sowie die eingestellten Aktivitätsgruppen/Rollen und deren personelle Zuweisung hervorgehen. Letztere kann als Anlage geführt werden. Veränderungen bedürfen der Zustimmung des Personalrats.
(12)  Für alle Zugriffe auf personenbezogene Daten aller eingesetzten Systeme und SAP-Module sind Zugriffsberechtigungsprüfungen einzurichten. Ohne solche Prüfungen und deren Zugriffsfreigabe kann kein Zugriff auf Daten der eingesetzten Systeme und SAP-Module erfolgen und hat im Falle der Nichtberechtigung ein protokolliertes Abweisen des Zugriffsversuchs zur Folge. Dies gilt uneingeschränkt auch für Zugriffsversuche über an die SAP-Module bzw. das System Netweaver angeschlossenen Anwendungen.
(13)  Die vierteljährlichen zum Stichtag 15. des Folgemonats erstellten Protokolle der abgewiesenen Zugriffsversuche werden routinemäßig der Dienststellenleitung, dem Personalrat und der/m Datenschutzbeauftragten übermittelt.
§ 20  Rechtsverwertungsverbot
(1)  Sollten leistungs- und/oder verhaltensbeschreibende Daten unter Verstoß gegen diese Vereinbarung erhoben, gebildet oder verarbeitet werden, so wird dies als Rechtsverstoß seitens der Dienststellenleitung unterbunden und zumindest gerügt. Grundsätzlich sind gegen diejenigen Personen, die sich diesbezüglich rechtswidrig verhalten, arbeitsrechtliche Sanktionsmaßnahmen vorzusehen; davon kann nur in von der Dienststelle besonders begründeten Einzelfällen im Einvernehmen mit dem Personalrat abgewichen werden.
(2)  Rechtswidrig zustande gekommene Daten unterliegen einem Rechtsverwertungsverbot. Damit zusammenhängende personelle Einzelmaßnahmen sind unwirksam und als Beweismittel gegen die/den Betroffenen in Rechtsstreitigkeiten nicht zugelassen.
§ 21  Rechte des Personalrats
(1)  Das gültige Sicherheitskonzept sowie das ausnahmslos anzuwendende Zugriffsberechtigungskonzept für die Nutzung aller DMS-Systeme sind nach Vorliegen der Stellungnahme des Datenschutzbeauftragten (Vorabkontrolle) dem Personalrat vorzulegen. Für ihre Wirksamkeit bedürfen sie seiner Zustimmung.
(2)  Der Personalrat hat das Recht, Administratoren und andere Beschäftigte, die personenbezogene Daten verarbeiten, bezüglich der rechtmäßigen, vereinbarten Verwendung und des Datenschutzes zu befragen. Sie sind gegenüber dem Personalrat zur Auskunft verpflichtet.
(3)  Die Dienststelle verpflichtet sich im Falle der Auftragsdatenverarbeitung, dem Personalrat zu den von ihr bei dem Auftragnehmer gespeicherten Daten eine wirksame Kontrolle der Einhaltung dieser Vereinbarung in dem Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung sicherzustellen und so jederzeit im Rahmen dessen Betriebszeiten Zugang zum Auftragnehmer verschaffen. Der Auftragnehmer ist gegenüber dem Personalrat zur Auskunft zu verpflichten.
(4)  Dem Personalrat sind alle schriftlichen Ausführungen des behördlichen Datenschutzbeauftragten zum Dokumentenmanagementsystem _________ (Systemname) zeitnah zu übergeben, soweit sie nach vorhergehenden Bestimmungen nicht zeitgleich an den Personalrat gelangen.
(5)  Mitglieder des Personalrats haben Anspruch auf Grundschulungen und Schulungen in beteiligungsrechtlichen Aspekten in Zusammenhang mit der DMS-Einführung. Sie erhalten weiterhin die Möglichkeit, bei Schulungen in allen Bereichen anwesend zu sein.
(6)  Die Definition von Berechtigungsprofilen sowie deren Freigabe und Zuordnung zu Benutzern werden außerdem im System automatisch mitprotokolliert. Der Personalrat hat das Recht, alle Unterlagen zum System sowie die benutzten Eingabeformulare einzusehen und sich erläutern zu lassen. Er erhält eine Online-Berechtigung, zum DMS-Test/Entwicklungssystem, mit deren Hilfe er sich die im System verfügbare Dokumentation sowie die Einhaltung der vereinbarten Strukturen überprüfen kann.
(7)  In diesem Zusammenhang garantiert die Dienststelle, dass das Test-/Entwicklungssystem in seinen Strukturen vollständig identisch mit dem Produktivsystem ist. Unter Beachtung aller einschlägigen Gesetze und Normen kann der Personalrat jederzeit von seinem Kontrollrecht Gebrauch machen. Hierzu wird für den Personalrat ein Anzeigeprofil eingerichtet, welches die Überprüfung der vorhandenen System- und Dateistrukturen erlaubt. In Testphasen können kurzfristig Abweichungen entstehen.
(8)  Der Personalrat erhält auf Wunsch Einsicht in Verträge mit externen Beratern und Dienstleistern (ohne finanzielle Details). Er erhält ferner Berichte über beabsichtigte Änderungsmaßnahmen und ist befugt, diese zur Prüfung an seinen Sachverständigen weiterzuleiten.
(9)  Der Personalrat ist berechtigt, Abfragen ohne Personenbezug aus dem System per Abruf oder Ausdruck zu tätigen. Die zulässigen Auswertungen (Reports und Listen) sind in der Anlage ___ gelistet.
§ 22  Datenschutzaudit
Der Personalrat hat das Recht, einen externen Sachverständigen zur Unterstützung seiner Arbeit zu beauftragen oder sich durch ein Datenschutzaudit nachweisen zu lassen, dass die Bestimmungen dieser Dienstvereinbarung insbesondere zum Datenschutz eingehalten werden. Bei der Auswahl des zertifizierten Auditors ist der Personalrat zu beteiligen. Die Entscheidung über den zu beauftragenden Auditor erfolgt einvernehmlich zwischen den Parteien dieser Dienstvereinbarung; es erfolgt keine Beauftragung gegen den Willen des Personalrats. Der Auditbericht wird ihm vorgestellt und mit ihm beraten. Daraus notwendige Maßnahmen werden zwischen den Parteien der Dienstvereinbarung vereinbart.
§ 23  Änderungen und Ergänzungen dieser Vereinbarung
(1)  Änderungen und Ergänzungen der Anlagen zu dieser Vereinbarung sind zulässig. Sofern eine Partei solche Änderungen plant oder diese durch Gesetze, Verordnungen oder Vereinbarungen bzw. durch arbeitstechnische Veränderungen notwendig sind, hat sie die andere Partei schriftlich über die geplante Änderung zu unterrichten.
(2)  Äußert sich die andere Partei nicht binnen eines Monats oder wird die Zustimmung verweigert, bestimmt sich das weitere Verfahren nach der gesetzlichen Bestimmung des Personalvertretungsgesetzes.
§ 24  Inkrafttreten, Kündigung, Nachwirkung
(1)  Diese Dienstvereinbarung tritt mit ihrer Unterzeichnung in Kraft. Sie wird auf unbestimmte Zeit geschlossen.
(2)  Sie ist mit einer Frist von sechs Monaten zum Jahresende, frühestens zum 31. Dezember 20__, kündbar. Die Vertragsparteien verpflichten sich, im Falle der Kündigung die Verhandlungen bei Vorliegen eines Änderungsvorschlages unverzüglich aufzunehmen.
(3)  Im Falle der Kündigung wirkt die Dienstvereinbarung solange nach, bis sie durch eine neue Vereinbarung oder einen Einigungsstellenspruch ersetzt wird.
§ 25  Salvatorische Klausel und Schlussbestimmungen
(1)  Sofern einzelne Bestimmungen dieser Vereinbarung unwirksam sind oder werden, wird davon die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt.
(2)  Sollte den Vertragschließenden dieser Vereinbarung eine eventuelle Unwirksamkeit bekannt werden, verpflichten sie sich, schnellstmöglich eine neue Regelung zu treffen, die dem gewollten Sinn und Zweck der unwirksamen Bestimmung soweit wie möglich entspricht.
(3)  Sollten Tatbestände durch diese Vereinbarung nicht geregelt sein, die den Vertragschließenden dieser Vereinbarung bekannt werden, so verpflichten sie sich, umgehend eine Regelung ergänzend zu vereinbaren, die den Grundsätzen dieser Vereinbarung entspricht.
Ort, Datum
Unterschriften
Dienststellenleitung	Personalrat