2. Welche gesetzlichen Erlaubnisnormen gibt es?

Der Dienstherr oder Arbeitgeber darf die Daten der Beschäftigten erheben, speichern und verarbeiten, wenn er eine gesetzliche Erlaubnis dafür hat. Seit Mai 2018 wird eine der wichtigsten Vorschriften, die dem Dienstherrrn oder Arbeitgeber die Datennutzung gestatten, der § 26 des neuen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sein.

Was gilt für den Beschäftigtendatenschutz nach § 26 BDSG?

Der neue § 26 BDSG ist dem alten, bis Mai 2018 noch gültigen § 32 BDSG sehr ähnlich. Der Dienstherr oder Arbeitgeber darf im Rahmen eines Beschäftigungsverhältnisses Daten des Beschäftigten erheben, speichern und verarbeiten, sofern dies »erforderlich« ist

• für die Entscheidung über die Begründung eines Dienstverhältnisses oder
• dessen Durchführung oder
• Beendigung oder
• zur Ausübung oder Erfüllung des Dienstverhältnisses

Es kommt also entscheidend darauf an, ob die Datenerhebung »erforderlich« ist. Dabei handelt es sich um einen unbestimmten Rechtsbegriff, der der Auslegung bedarf. Immer ist eine Interessenabwägung vorzunehmen zwischen den Interessen des Arbeitgebers und dem hohen Schutzbedürfnis der Beschäftigten.

Welche Daten sind erforderlich?

Die Gerichte haben in den letzten Jahren zahlreiche Einzelfälle zur Auslegung des Begriffs der »Erforderlichkeit« entschieden. Diese grundlegende Rechtsprechung wird zweifelsfrei auch nach dem seit Mai 2018 gültigen BDSG Bestand haben.

So ist beispielsweise unbestritten, dass der Dienstherr oder Arbeitgeber für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses alle Stammdaten der Beschäftigten erheben darf. Dazu gehören:

• Name, Adresse
• Kontoverbindung
• Ausbildung, Qualifikationen
• Arbeitszeiterfassung
• Speichern bestimmter PC-Vorgänge

Probleme entstehen dann, wenn in der Dienststelle technische Einrichtungen oder Software-Systeme zur Anwendung kommen, deren Funktionsfähigkeit an die Eingabe bestimmter Beschäftigtendaten gebunden ist. Nahezu jedes Software-System sammelt Daten, auch der Computer, bei dem sich der Beschäftigte anmeldet. In den meisten Fällen wird dann angenommen, dass die Speicherung »erforderlich« ist.

Das Bundesarbeitsgericht hat in vielen Urteilen bekräftigt, dass der Einsatz technischer Geräte nur »erforderlich« ist, wenn kein anderes milderes Mittel zur Verfügung steht. Außerdem ist darauf zu achten, dass der Einsatz der Geräte datenschonend zu erfolgen hat.

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