Nominierung: Deutscher Personalräte-Preis 2020

Jugend- und Auszubildendenvertretung des Umweltbundesamtes, Dessau-Roßlau
Projekt: Verbesserung der Öffentlichkeitsarbeit der JAV

"Mit unserer Optimierung der Öffentlichkeitsarbeit erreichten wir besser informierte und interessierte Azubis, eine optimiertere Präsenz der JAV und eine gesteigerte, vertrauensvollere Zusammenarbeit mit der Dienststelle.

Besonders mit unserem neuen Videoformat haben wir eine Verknüpfung zwischen der Dienststelle und unseren Azubis schaffen können, die vorher nicht gegeben war. So rückte die Ausbildung in den Fokus der Führungskräfte sowie der anderen Beschäftigten. Dadurch wurde der Zugang zu anderen azubirelevanten Themen verbessert."

Liza Theiler, Maxi Schubert (JAV-Vorsitzende) und Carolin Mäder (v.l.n.r.).

Daten und Stichworte zum Projekt

Kurzbeschreibung

Eine mit mehreren Projekten verbesserte Öffentlichkeitsarbeit macht die Arbeit der JAV für die Auszubildenden sichtbarer und greifbarer.

Motiv

Das Umweltbundesamt hat rund 1.600 Mitarbeiter*innen an 13 Standorten, davon sieben Messstellen des eigenen Luftmessnetzes. Derzeit beschäftigt das Umweltbundesamt 43 Auszubildende, von denen zahlreiche häufig wegen der Berufsschule/dienstbegleitenden Unterweisungen abwesend sind. In der Vergangenheit gab es keine echte Öffentlichkeitsarbeit bis auf vereinzelte, eher unregelmäßige E-Mails. Diese gab es meist zur Vor- und Nachbereitung der jährlichen JAV-Versammlung oder vor geplanten Projektwochen. Das Feedback der Azubis zeigte aber, dass sie sich eine stärkere Außenwirkung der JAV wünschen – was auch die JAV selbst wünschte. Sie wollte von den Auszubildenden noch deutlicher wahrgenommen und sichtbarer werden. Die Auszubildenden sollten ein besseres Bild davon bekommen, wofür die JAV zuständig ist und welche Aufgaben in dieser Position erledigt werden. Die JAV wollte die Öffentlichkeitsarbeit steigern, dabei die Verschwiegenheits- und Geheimhaltungspflichten nicht verletzen. 

Vorgehen

Die JAV entwickelte mehrere Ideen, wie die Öffentlichkeitsarbeit verbessert werden kann und konzentrierte sich schließlich auf 3 Projekte: 1) Einrichtung eines anonymen Postfachs; 2) Erstellung eines regelmäßigen Newsletters; 3) Einführung des Videoformats „Auf einen Tee mit …“.

Ergebnis

Die JAV setzte alle drei Projekte erfolgreich um: 1) Es wurde ein Newsletter entwickelt, der auf einer Seite über aktuelle Themen informiert wie Arbeitszeit, Veranstaltungen, Sozialberatung. In jeder Ausgabe gibt es auch die Rubrik „Nice-to-know-facts“, die die Auszubildenden interessieren könnten, wie z.B., dass ein anonymes Postfach eingerichtet wurde. Dieser Newsletter wird quartalsweise herausgegeben und als PDF-Datei an die dienstlichen und auch privaten Mailadressen verschickt, um möglichst alle Azubis zu erreichen. Die PDF-Datei wird auf eine große Pinnwand gehängt und auch auf die Intranetseite gestellt, wo sie heruntergeladen werden kann. 2) Bei den Videos „Auf einen Tee mit …“ werden Personen des Amts zu einem Interview eingeladen. Mit diesem Format möchte die JAV den Auszubildenden ermöglichen, Personen des Amts kennenzulernen, die sie sonst vielleicht nicht kennenlernen würden, weil sie in unterschiedlichen Abteilungen arbeiten oder weil die Azubis oft außer Haus sind. Diese zwischen 6 bis 18 Minuten dauernden Interviews geben den Azubis fachliche und dienstliche Einblicke, vor allem werden azubirelevante Fragen beantwortet. Mittlerweile wurden die Präsidentin interviewt, der ehemalige Vizepräsident, die Ausbildungsleitung, die Vorsitzende des Personalrats, die Gleichstellungsbeauftragte sowie die Leiterin des Personalreferats. Diese Videos werden im Intranet veröffentlicht und erhalten sehr gute Rückmeldungen von den Azubis. 3) Die JAV richtete ein anonymes Postfach ein, um Azubis, die ihren Namen nicht nennen wollen, die Möglichkeit zu bieten, Lob, Kritik oder Anregungen zu äußern. Das Postfach ist unabhängig von der Anwesenheit im Amt aufrufbar. Des Weiteren wurde auf Initiative der JAV zusammen mit der Ausbildungsleitung und dem Personalrat ein Informationsblatt für frisch ausgelernte Auszubildende erstellt. In diesem Blatt sollen Fragen der Azubis, die sich nach der Ausbildung ergeben, geklärt werden.