6. Was gilt für Personalratssitzungen?

Personalratssitzungen, die der Beratung und der Beschlussfassung dienen, sind der Kern der Personalratstätigkeit. Sie finden regelmäßig in der Arbeitszeit statt und sind nicht öffentlich. Hier werden alle wichtigen Themen besprochen und Beschlüsse gefasst. Aber nur in einer ordnungsgemäß einberufenen Sitzung kann der Personalrat auch wirksame Beschlüsse fassen.

Welche Arten von Personalratssitzungen gibt es?

Neben der konstituierenden Personalratssitzung, die nur einmal am Beginn der Amtszeit stattfindet, etwa den Personalratsvorsitzenden zu wählen, gibt es ordentliche und außerordentliche Personalratssitzungen. Üblicherweise kommt das Personalratsgremium in regelmäßigen Abständen (etwa wöchentlich, zweiwöchentlich) zu einer Sitzung zusammen. Sitzungstag, Sitzungszeit und Sitzungsrhythmus werden regelmäßig zu Beginn der Amtszeit gemeinsam festgelegt und der Dienststellenleitung mitgeteilt. Diese Sitzungen werden als ordentliche oder regelmäßige Personalratssitzungen bezeichnet. Davon unterscheiden sich die außerordentlichen Personalratssitzungen. Die finden aufgrund eines konkreten Anlasses statt, zum Beispiel bei einer eilbedürftigen Angelegenheit (Anhörung zu einer außerordentlichen Kündigung nach § 86 BPersVG).

Wer ist einzuladen?

Der/die Personalratsvorsitzende muss alle Personalratsmitglieder einladen (§ 36 Abs. 2 BPersVG). Ist jemand verhindert, ist das Ersatzmitglied einzuladen. Einladungen gehen auch an die Schwerbehindertenvertretung und an die Jugend- und Auszubildendenvertretung. Der/die Dienststellenleiter:in nimmt nur an Personalratssitzungen teil, die auf sein Verlangen anberaumt sind, oder wenn er ausdrücklich eingeladen wird (§ 37 Abs. 3 BPersVG).

Gewerkschaftsbeauftragte dürfen an Sitzungen teilnehmen und sind einzuladen, wenn mindestens ein Viertel der Personalratsmitglieder oder die Mehrheit einer Gruppe dessen Teilnahme beantragt hat (§ 37 Abs. 2  BPersVG).

Ist eine Einladung auch bei regelmäßigen Sitzungen nötig?

Nicht unbedingt. Zwar sieht das Gesetz vor, dass der/die Personalratsvorsitzende alle Mitglieder des Personalrats unter Angabe der Tagesordnung rechtzeitig einladen muss. Nur bei ordnungsgemäßer Einladung (§ 36 Abs. 2 Satz 3 BPersVG) zu einer Sitzung können dort wirksame Beschlüsse gefasst werden. Allerdings ist eine Einladung nicht erforderlich, wenn die Sitzungen des Personalrats immer zu einem bestimmten Zeitpunkt an einem bestimmten Ort stattfinden (also immer donnerstags ab 9.00 Uhr). Aber auch in diesem Fall muss der/die Vorsitzende den Personalratsmitgliedern die jeweilige Tagesordnung rechtszeitig vorher zukommen lassen.

Gibt es für die Einladung und die Tagesordnung Formvorschriften?

Nein. Für die Einladung zu einer Personalratssitzung gibt es keinerlei zwingende Formvorschriften. Die Einladung kann per E-Mail, telefonisch oder mündlich erfolgen. Wichtig ist nur, dass die Einladung rechtzeitig ergeht und die Tagesordnung beigefügt ist. Was »rechtzeitig« heißt, hängt vom Einzelfall ab. Eine Einladung, die eine Woche vor Termin versandt wird, muss in der Regel ausreichen. Ausnahmsweise sind auch kürzere Fristen möglich.

Über Themen, die vorher nicht mit der Tagesordnung übermittelt wurden, kann kein Beschluss gefasst werden. Ausnahme: Ein Tagesordnungspunkt wird in der Sitzung zusätzlich aufgenommen (»Tischvorlage«). Dazu muss – so die aktuelle Rechtsprechung – das beschlussfähige Personalratsgremium einstimmig dessen Aufnahme beschließen (OVG Nordrhein-Westfalen 27.4.2015 – 20 A 122/14.PVB,  PersR 12/2015, 54).

Gelten für die Abstimmungen besondere Regeln?

Nein. In der Regel wird per Handzeichen abgestimmt. Der Personalrat ist nur beschlussfähig, wenn mindestens die Hälfte seiner Mitglieder (einschließlich der Ersatzmitglieder) anwesend ist (§ 39 Abs. 2 BPersVG). Die Beschlüsse werden – solange das Gesetz keine absolute Mehrheit vorschreibt – mit einfacher Stimmenmehrheit der anwesenden Mitglieder gefasst (§ 39 Abs. 1 BPersVG). Eine Stimmenthaltung gilt als Ablehnung. Bei Stimmengleichheit ist der Antrag abgelehnt.

Über die gemeinsamen Angelegenheiten der Beamt:innen und Arbeitnehmer:innen wird vom Personalrat gemeinsam beraten und beschlossen (§ 40 Abs. 1 BPersVG). In Angelegenheiten, die lediglich die Angehörigen einer Gruppe betreffen, dürfen nach gemeinsamer Beratung im Personalrat nur die Vertreter:innen dieser Gruppe abstimmen (§ 40 Abs. 2 BPersVG).

Ist von jeder Sitzung ein Protokoll zu erstellen?

Ja. Unbedingt. Über jede Personalratssitzung muss ein Protokoll angefertigt werden (§ 43 Abs. 1 BPersVG). Es dient dem Nachweis der Personalratsbeschlüsse und deren Ordnungsgemäßheit. So muss das Protokoll in jedem Fall den Wortlaut der in der Sitzung gefassten Beschlüsse und die Stimmenmehrheit enthalten (§ 43 Abs. 1 BPersVG). Dem Protokoll ist eine Anwesenheitsliste beizufügen, in die sich jede/jeder Teilnehmer:in eigenhändig einzutragen hat. Einwendungen gegen das Protokoll sind unverzüglich schriftlich zu erheben und der Niederschrift beizufügen (§ 43 Abs. 2 Satz 2 BPersVG).

Unterzeichnet wird das Protokoll vom/von der Vorsitzenden und einem weiteren Personalratsmitglied (§ 43 Abs. 1 Satz 2 BPersVG). Im Gesetz steht nicht, wer das Protokoll anzufertigen hat. Durch Beschluss des Gremiums kann ein Mitglied zum/zur Schriftführer:in bestimmt werden, nicht aber durch bloße Anweisung des/der Vorsitzenden. Gibt es eine/einen Schriftführer:in, so wird diese/dieser in der Regel das Protokoll anfertigen und auch mit unterzeichnen.

Neu geregelt ist: Hat der Personalrat Büropersonal, so kann es an der Sitzung teilnehmen, um das Sitzungsprotokoll anzufertigen (§ 38 Abs. 2 Satz 2 BPersVG). Die Teilnahme des Büropersonals stellt keinen Verstoß gegen das Gebot der Nichtöffentlichkeit der Sitzung dar.

Sind Beschlüsse per Video- oder Telefonkonferenz zulässig?

Ja. Bereits seit der Corona-Krise Anfang 2020 ist das nach dem BPersVG möglich. Auch das reformierte BPersVG sieht dies vor. Die Regelung gilt für alle Sitzungen des Personalrats nach § 36 BPersVG. Die Beschlussfassung in einer Sitzung per Video- oder Telefonkonferenz ist nach § 38 Abs. 3 BPersVG möglich,

• wenn die Technik von der Dienststelle freigegeben ist,
• der Personalrat sicherstellt, dass Dritte vom Inhalt der Sitzung nicht Kenntnis nehmen können und
• nicht mindestens 25 Prozent der Personalratsmitglieder gegenüber dem/der Vorsitzenden widersprochen haben.

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