5. Was gilt für Betriebsvereinbarungen als Erlaubnistatbestand?
Betriebsvereinbarungen sind auch nach der neuen EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) eine wichtige Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Doch stellt das neue Recht höhere Anforderungen an die Wirksamkeit von Betriebsvereinbarungen. Weshalb auch die bereits geltenden Betriebsvereinbarungen überprüft und eventuell anzupassen sind.
In den meisten Betrieben gibt es Betriebsvereinbarungen zum Umgang mit E-Mail, Internet oder zur digitalen Zeiterfassung. Da fast immer bei digitalen System auch Arbeitnehmerdaten anfallen, geben die Betriebsvereinbarungen zumeist dem Arbeitgeber jedenfalls in begrenztem Umfang das Recht, Daten der Beschäftigten zu erheben und zu verarbeiten. Es kommt eben darauf an, dass im Detail genau geregelt ist, wo die Grenzen der Datenerhebung sind und wie die Rechte der Beschäftigten zu schützen sind.
Die neue EU-DSGVO hat daher die Anforderungen an Betriebsvereinbarungen deutlich verschärft. Sie müssen dem Grundsatz der Transparenz und der Verhältnismäßigkeitsgrundsatz strikt Rechnung tragen. Außerdem muss – und dies ist eine sehr strenge Vorgabe – der Zweck der Datenverarbeitung in der Betriebsvereinbarung klar beschrieben werden.
Was heißt Transparenz-Grundsatz genau?
Aus den Regelungen der Betriebsvereinbarung muss für alle klar erkennbar hervorgehen, in welchem Umfang personenbezogenen Daten erhoben und gespeichert werden sollen (Art. 5 EU-DSGVO). Die Informationen müssen leicht zugänglich, verständlich und in klarer Sprache abgefasst sein. Die Informationen müssen dem Betroffenen schriftlich oder elektronisch zugehen. Eine mündliche Aufklärung reicht nur dann, wenn die betroffene Person das selbst so wünscht.
Wie genau muss der Zweck bestimmt sein?
Das neue EU-Datenschutzrecht bestimmt, dass schon in der Betriebsvereinbarung selbst der Zweck der Datenverarbeitung klar definiert ist (Art. 5 EU-DSGVO): Vielfach ist dies in den bestehenden Betriebsvereinbarungen nicht der Fall. Sie regeln meist, welche Daten erhoben, wer mit ihnen arbeitet, wie lange sie gespeichert werden dürfen und unter welchen Voraussetzungen sie genutzt werden können. Die eigentliche Zweckbestimmung (z.B. Personaleinsatzsteuerung, Abrechnung, Budgetplanung, Arbeitsschutz) wird nicht konkret benannt.
Viele bestehende Betriebsvereinbarungen, die nun auf den Prüfstand gehören müssen, werden den strengen Maßgaben vor allem der Zweckbestimmung nicht gerecht und müssten angepasst werden.
